Hoppa till huvudinnehåll

Östnyland

Inga simhallskörningar för Borgåbussarna – utebliven info ledde till att Borgåföretagarna missade stadens upphandling av busstransporter för de följande fyra åren

Uppdaterad 30.08.2021 18:51.
Vy genom framfönstret i en buss. Asfaltsväg med vatten på båda sidor.
Bildtext Om ramavtalet förblir i kraft så körs Borgås beställningsresor i fortsättning av bussar från bland annat Tavastehus och Hyvinge.

Den första augusti började Borgås nya ramavtal för busstransporter gälla. Trafikanterna som valts med i ramavtalet tävlar under de kommande fyra åren om Borgå stads beställningstrafik.

Det är bara det att inga Borgåföretag finns med bland trafikanterna. De lokala bussföretagarna visste inte ens att upphandlingen gjorts, förrän för ungefär en vecka sedan.

Om de lokala bussbolagen går miste om stadens skjutsar betyder det stora ekonomiska förluster som kan leda till uppsägningar och kan också på sikt påverka tillgången till linjetrafik på landsbygden.

De regelrätta skolskjutsarna upphandlas separat, men till exempel om en skolklass ska åka på utflykt eller till simhallen så upphandlas den bussturen via ramavtalet i fråga.

Skolan sätter då ut en anbudsförfrågan på skjutsen i en portal, och bussföretagen som hör till ramavtalet kan ge anbud. Skolan väljer sedan det billigaste anbudet och beställer bussen därifrån.

Bussbolaget Kaj Forsblom har kört en stor del av de här skjutsarna i tiotals år. För bolagets vd Henrik Forsblom var det lite av en chock att få höra att ramavtalet redan ingåtts utan att han hört någonting om det på förväg.

- Vi visste att man skulle upphandla den här trafiken och vi var starkt i den tron, och många andra med oss, att staden skulle ha någon slags marknadsutredningssamtal tillsammans med nuvarande leverantörer, säger Forsblom.

Det är vanligt att upphandlaren, innan upphandlingen kommer i gång, hör potentiella leverantörer för att bådadera ska vara på kartan med vad som behövs och vad som kan erbjudas. Tidigare gånger då ramavtalet förnyats har staden i förväg diskuterat med företagarna.

En man.
Bildtext Henrik Forsblom, vd i buss- och resebolaget Kaj Forsblom, hoppas man ska hitta en lösning tillsammans med staden.

Den här gången sköttes upphandlingen annorlunda eftersom den inte gjordes av staden utan hade utlokaliserats till konsultbolaget Sarastia.

Staden kan säga upp avtalet och göra upphandlingen på nytt om det finns politisk vilja, men mer om det senare i artikeln.

Bussbolagen förväntade sig också information om hur upphandlingen görs och när den är aktuell. Något sådant e-postmeddelande kom aldrig.

- Det medger staden, att man glömt meddela och vara i kontakt med oss, säger Forsblom.

Han var förstås medveten om att det gamla ramavtalet gick ut den sista juli, men tänkte att staden på grund av coronaläget och allt det för med sig inte har haft möjlighet att ordna marknadsutredningssamtal och starta upphandlingen innan dess.

Enligt Forsblom är det inte särskilt ovanligt att man tillfälligt fortsätter enligt gammalt mönster, även om avtalstiden tagit slut, till exempel då det av en eller annan orsak dragit ut på tiden att ordna ny upphandling.

Svårtydd annons

Upphandlingen av stadens busstransporter fanns på portalen för offentliga upphandlingar Hilma, men annonsen var formulerad på ett sådant sätt att bussbolagen inte förstod att det rörde sig om Borgå.

- Upphandlingen har gjorts på ganska stor nationell nivå och man hade inte specificerat till exempel att det gäller Borgå utan man har använt en kod som heter Helsinki-Uusimaa. Då har vi lokala företagare trott att det gäller Helsingforstrakten.

Enligt Forsblom är det varken miljömässigt eller ekonomiskt vettigt att till exempel sköta simhallsskjutsar i huvudstadsregionen.

- Därför har vi inte överhuvudtaget deltagit i den upphandlingen utan vi har väntat på att man ska vara i kontakt med oss, ha marknadsutvärderingssamtal och sedan upphandla.

Flera bussar på en parkeringsplats.
Bildtext Kaj Forsbloms depå i Borgå. I mars 2020, då coronaviruset just slagit till, stod de flesta av företagets bilar stilla.

I samma upphandling sökte Sarastia alltså trafikanter för flera olika områden. Enligt Forsblom svarade upphandlingsannonsen inte på sökord som normalt finns med.

- Alla andra upphandlingar som gäller transporter och övrigt i Borgå kan man alltid söka genom att slå in sökordet Borgå eller Porvoo, säger Forsblom.

Det var ytterligare en orsak till att bussföretagarna trodde att upphandlingen på Hilma inte gällde dem.

Enligt Forsblom har inga östnyländska företagare kommit med i ramavtalet. I det här skedet valdes leverantörerna på basis av olika kvalitetskriterier, inte på basis av pris.

Därför tror han att de östnyländska bolagen säkert skulle ha funnits med på listan över valda trafikanter om de skulle ha förstått att delta.

- Företagen som nu är med har sina depåer i Tavastehus, Kouvola, Kotka, Hyvinge, Lahtis och Nurmijärvi. Vissa av dem har sporadiskt bussar som har pauser i Borgå, så de kan eventuellt stå till tjänst med en del av transporterna, säger Forsblom.

Dyster situation för Borgåbussbolagen

Magnus Eriksson från Sannäsföretaget Håkan Eriksson Transport har samma upplevelse som Forsblom. Inte heller Erikssons bussbolag deltog i upphandlingen eftersom man helt enkelt inte förstod att den var i gång.

Också Eriksson trodde staden skulle meddela om när upphandlingen inleds och han tolkade annonsen i Hilma på samma sätt som Forsblom.

Eriksson konstaterar att det är mycket pengar man går miste om genom att inte vara med i ramavtalet.

Tidigare har Erikssons bussar ofta kört till exempel skolbarnen från den närliggande Sannäs skola då de ska åka någonstans. Nu borde den bussen istället komma någonstans mer långväga ifrån.

Borgåföretagarna missade stadens upphandling av busstransporter
Borgåföretagarna missade stadens upphandling av busstransporter - Spela upp på Arenan

Den ekonomiska smällen är särskilt hård nu då coronaviruset regerat i ett och ett halvt år, vilket skurit ner på mängden beställningskörningar då till exempel turisterna varit färre.

- Det ser dystert ut, säger Eriksson.

Under den gångna veckan har staden och bussbolagen tillsammans försökt reda upp situationen.

Både Magnus Eriksson och Henrik Forsblom berättar att de haft möten med stadens representanter för att diskutera hur man borde gå vidare och om det går att göra om upphandlingen.

Finns vilja att göra något

Forsblom har varit i kontakt med både tjänstemän och politiker och upplever att de nog förstår problemet.

- Staden känner till felen som skett och de vet att det var meningen att vi skulle informeras och att det ska finnas en dialog. De är i en obekväm situation där de ingått ett avtal som är juridiskt bindande samtidigt som de vet att det skett ett misstag, säger Forsblom.

Det är ju inte bara frågan om de här körorna utan det är mycket annat som är sammankopplat till beställningstrafiken

― Henrik Forsblom

Han upplever att det också bland stadens politiker finns en stark vilja att hitta en lösning. Han är av uppfattningen att stadsstyrelsen ska diskutera saken på sitt möte på måndagen.

- Det är ju inte bara frågan om de här körorna utan det är mycket annat som är sammankopplat till beställningstrafiken. Det värsta scenariot, att avtalet förblir i kraft och vi går miste om alla våra beställningstrafikköror för Borgå stad, betyder också att vi måste se över den övriga servicen som vi erbjuder i staden och kanske också göra vissa saneringar, säger Forsblom.

En sanering kan omfatta till exempel linjetrafiken som måste skäras ner vilket skulle leda till försämrad service på landsbygden.

Han säger att det är en stor förlust för de lokala företagen att gå miste om stadens beställningstrafik.

- Vi är några stora och så finns det några företag som har mer sporadiska köror.

Linja-autopysäkki maaseudulla perunapellon kupeessa.
Bildtext Om de lokala bussbolagen måste spara för att klara sig utan stadens skjutsar så kan det påverka linjetrafiken.

Forsblom beskriver det som att man är i en post-covid situation som nu ser ut att förlängas om man inte får möjlighet att tävla om stadens köror.

- Då måste vi se över vår verksamhet väldigt noga och titta på vad som är lönsamt och vad som inte är lönsamt. Om de senaste 18-19 månaderna skulle ha varit normala så skulle vi ha kassan i skick, men nu har ju beställningstrafiken, resebyråerna och taxiverksamheten tagit de värsta smällarna under coronaepidemin, säger Forsblom.

Han har berättat om situationen för sina anställda och säger att man ännu väntar på hur stadens beslutsfattare kan påverka läget.

- Än så länge har vi inte fått riktigt någon feedback, personalen väntar på vad som sker till näst. Man försöker att inte måla upp alltför mörka moln på himlen förrän vi kommit längre i diskussionerna med staden, säger Forsblom.

Krångligt system

Vid Borgå stad bekräftar upphandlingschef Tarja Juvonen att man fört diskussioner med företagarna.

- Kortfattat kulminerar saken i att det, trots goda intentioner, inte gått ut information direkt från staden till företagarna om att Sarastias annons fanns i Hilma, säger Juvonen.

Orsaken till att upphandlingsannonsen på Hilma såg annorlunda ut än vanligt och att Borgå inte bjöd in till marknadsutvärderingssamtal var att staden utlokaliserat upphandlingen till konsultföretaget Sarastia.

Enligt Sarastias upphandlingschef Riku Heino har man gjort en marknadsutredning och fört samtal med en del tjänsteleverantörer. Orsaken till att Borgåföretagarna inte varit med är den att upphandlingen sträckte sig över flera orter och att man valt att tala med företag på andra områden istället.

Enligt Heino är också annonsen i Hilma utformad på normalt sätt.

- Som namnet säger är det frågan om offentliga upphandlingar och i annonsen syns nog upphandlingsenheterna för vilka vi gör konkurrensutsättningen, säger Heino.

Enligt Forsblom fungerar portalen så att man borde ha klickat sig vidare från upphandlingsannonsen i Hilma och anmält att man deltar i upphandlingen för att få se all information på offerten och förstå att det gäller Borgå.

Kaj Forsbloms buss
Bildtext Kaj Forsblom kör både beställnings- och linjetrafik.

Enligt Forsblom brukar man däremot inte klicka sig vidare på annonser som inte helt tydligt gäller en själv eftersom e-postlådan då täpps till av en massa information som skickas ut.

Det skulle därför vara viktigt att upphandlaren redan i annonsen tydligt märker ut vad det gäller.

Juvonen anser att Sarastia har agerat rätt i hur de formulerat upphandlingsannonsen.

- De har gjort den på samma sätt som alla sina andra annonser. På samma sätt gör företaget Hansel som vi också anlitar för upphandlingar, säger Juvonen.

Hon säger sig förstå problematiken med att gå vidare på annonser som sedan fyller e-postlådan, men säger också att man kan undvika det genom att dra tillbaks sitt deltagande.

- Vi har gett feedback åt Sarastia och frågat om det i fortsättningen är möjligt att redan i beskrivningen skriva ut vilka städer och kommuner det gäller, säger Juvonen.

Vad händer nu?

Den stora frågan är förstås vad som sker nu. Enligt både Juvonen och Heino har staden möjlighet att backa från Sarastias avtal utan att behöva betala böter eller dylikt.

Uppsägningstiden är ett halvår och i så fall skulle en ny upphandling ordnas så att ett nytt avtal kan ingås när det nuvarande tar slut.

- Vi kommer förmodligen att föra en intern diskussion om vad som lönar sig att göra nu, om vi säger upp avtalet genast eller inte. Förutom det att de lokala företagarna inte är med så har vi ett avtal som är fungerande för vår del, säger Juvonen.

Enligt henne är det oklart om det lönar sig för staden att backa ur och göra om upphandlingen eller om man först testar hur det fungerar med de valda leverantörerna.

Borgå stadshus
Bildtext Det blir förmodligen politikerna som får ta beslutet om hur man gör med avtalet. Borgå stadshus på bilden.

- En möjlighet är att vi går enligt det här avtalet en tid och ser hur det fungerar. Om det sedan visar sig att vi inte får skjutsar av de valda leverantörerna eller att det annars inte fungerar så kan vi säga upp avtalet. Om allt fungerar så måste vi fundera på hur viktigt det är att de lokala företagarna är med, säger Juvonen.

Hon tror att det förmodligen är tjänstemännen som förbereder ärendet och politikerna som tar det slutliga beslutet om att säga upp avtalet eller inte.

- Det var stadsstyrelsens beslut att låta Sarastia göra konkurrensutsättningen, då är det upp till dem att ändra på det, säger Juvonen.

Hon poängterar att man inte medvetet velat hamna i den här situationen.

- Det har varit en chock för både leverantörerna ock oss. På ett sätt kulminerar det i att informationen inte gått från oss till de nuvarande leverantörerna, säger Juvonen.

Kommer simhallsskjutsarna att gå åt?

Transportföretagaren Forsblom är fundersam över om Borgå kommer att hitta chaufförer och bussar för alla uppdrag. Eftersom de valda bussbolagen är stationerade ganska långt från Borgå kan det vara olönsamt för dem att ta sig an för små uppdrag.

- Man måste inte göra ett anbud, man gör anbud på de köror som intresserar en, säger Forsblom.

Enligt Juvonen har bussbolagen bundit sig till att ta sig an köror på hela området om de inte har någon orsak för att inte göra det, som att bussarna redan är i användning.

- Om vi ser att någon aldrig tar emot uppdrag så är det läge att reklamera, säger hon.

Forsblom påpekar också att man i upphandlingen för beställningstrafiken glömt bort den språkliga aspekten. För skolskjutsar och skjutsar inom social- och hälsovården finns det vissa språkkrav som saknas här.

- Ifall det uppstår en nödsituation, som sjukdomsfall, olyckor eller förseningar, så måste chauffören snabbt kunna kommunicera med alla passagerare. Därför har vi alltid garanterat att vi klarar av att serva både på svenska och finska, säger Forsblom.