Tänk om alla lösenord och dokument försvann ifall en styrelsemedlem dog? Föreningsaktiv: "Viktigt att föreningar tänker på hur de gör med informationen"
Tänk dig en situation där en nyckelperson i styrelsen för en förening dör och att resten av styrelsen till sin stora fasa märker att alla lösenord, viktiga dokument, i princip allt viktigt som har dokumenterats om föreningen går upp i rök i samband med dödsfallet.
Precis det här hände en förening i Södra Karelen, där verksamhetsledaren som ensam hade ansvarat för nästan all information vid föreningen dog, och närmare två tusen viktiga dokument och alla lösenord gick förlorade (artikeln är på finska).
Enligt de föreningar Yle Åboland pratade med är det viktigt att man har en plan för den viktiga informationen.
Tove Salovaara, verksamhetsledare för Åbolands ungdomsförbund, poängterar att informationsgången blir särskilt utmanande för föreningar som bara har en anställd eller en person som sitter på stora mängder information.
– Det är ju många föreningar som bara har en anställd person, och all information går via den personen. Då blir det ju jättejobbigt om någonting händer, säger Tove Salovaara.
Salovaara betonar att det inte endast handlar om att man saknar tillgång till exempelvis lösenordet på en dator, utan också om all den tysta information som personer som länge jobbat med något sitter inne med, och som är svår att överföra till andra personer.
Tove Hagström som är viceordförande för Åbolands litteraturförening säger att fallet med föreningen i Södra Karelen påminner om vikten av att viktig information lagras på ett bra sätt.
– Det påminner oss alla som är föreningsaktiva om hur viktigt det är att vi tänker på det här. Jag har en känsla av att det är ganska sällsynt att diskutera och noggrant fundera igenom de olika aspekterna och riskerna, säger Tove Hagström.
Ordförande för föreningen Korpo pensionärer, Christer Johansson, tänker att det som hände i Södra Karelen lätt kan hända särskilt stora föreningar som använder sig mycket av IT-lösningar i sin verksamhet.
Delade mappar i molntjänster, gemensamma e-postkonton, alla dokument i pappersform – så här gör föreningarna med informationen
Tove Salovaara säger att problematiken gällande tillgången till viktig information underlättas om föreningen har flera anställda och flera personer som har rätt att till exempel underteckna i förbundets namn eller använda förbundets bankkonto, så att allt inte är bundet till en viss person.
Åbolands ungdomsförbund har också en allmän infomejl som flera personer har tillgång till, och en delad mapp i en molntjänst där man samlar viktig information som berör föreningens verksamhet.
– Då sitter inte en massa dokument på bara en persons dator, utan det är flera personer som har tillgång till dokumenten via den delade mappen, säger Salovaara.
Vid Åbolands litteraturförening har styrelsen ett gemensamt konto i en molntjänst, som några i styrelsen har lösenordet till.
– Egentligen ska ju ett lösenord alltid bara finnas hos en person, men jag får väl erkänna att vi har ett par personer som har tillgång till kontot och som kan ladda upp protokoll och komma åt viktig information där. Så har vi löst det och därför har vi kanske inte diskuterat "vad om någonting händer", säger Hagström.
Christer Johansson säger att föreningens centralorganisation, Svenska pensionärsförbundet, lagrar och ansvarar för en del av de data som finns om föreningen - till exempel föreningens medlemsförteckning. Några personer i styrelsen har rättigheter till föreningens bankkonto, och information såsom mötesprotokoll och möteshandlingar finns i pappersform. Detta har både sina fördelar och nackdelar.
– Föreningen fyller snart 40 år och vi har börjat gräva efter gamla protokoll för någon sorts historik eller översikt. Nog har vi hittat protokollen, men de har nog levt ett farligt liv eftersom vi har fått gissa oss fram till hos vilka personer och vilka dödsbon det finns, säger Christer Johansson.
Enligt Johansson skulle det vara till en fördel att ha dokumenten i ett digitalt format, men att det är svårt att hitta personer som skulle ansvara för det.
– Av våra medlemmar har ungefär 25–30 procent en e-post, och ungefär samma antal använder överhuvudtaget en dator. Det är svårt att få funktionärer för att bygga upp verksamheten med hjälp av IT. Så vi måste jobba på det här sättet åtminstone ännu något år, säger Johansson.
Viktigt att det finns ett samförstånd om hur man gör med informationen
Att organisera en förenings information och lösenord så att de finns tillgängliga för många har också sina utmaningar.
Enligt Tove Salovaara vid Åbolands ungdomsförbund är kanske den största utmaningen att utforma en enhetlig och tydlig policy för hur man ska göra med informationen. Det är viktigt att det finns ett samförstånd om hur man gör och att alla är medvetna om den egna policyn.
– Det hjälper inte att man lagrar information på tusen olika ställen om ingen vet om att det finns lagrat på ett visst ställe, så kommunikationen är nog jätteviktig, säger Salovaara.
Av våra medlemmar har ungefär 25–30 procent en e-post, och ungefär samma antal använder överhuvudtaget en dator. Det är svårt att få funktionärer för att bygga upp verksamheten med hjälp av IT.
Christer Johansson, ordförande för föreningen Korpo pensionärer
Tove Hagström vid Åbolands litteraturförening säger att en utmaning med organiseringen av viktiga dokument och liknande är att det lätt kan bli så att många viktiga dokument samlas hos föreningens ordförande.
– Litteraturföreningen har diskuterat arkivering mycket och har också satsat på att gå igenom material som finns i arkivet och funderat på hur man ska göra med den informationen, säger Hagström.
Christer Johansson säger att informationsgången inom Korpo pensionärer hittills har fungerat bra eftersom föreningen har haft bra kontinuitet i och med att samma personer har varit med i styrelsen i flera år.
Han säger ändå att föreningen är dåligt förberedd på en situation där en nyckelperson skulle gå bort eller att något annat oväntat skulle hända, men han tror att en situation där information skulle försvinna ändå inte märkbart skulle påverka föreningens framtida verksamhet.
– Sådan information har nog ingen att själva föreningen skulle bli i blåsten för det, fast mycket jobb skulle det förstås bli. Men jag tror att den omfattning som vi har för vår verksamhet gör att det här inte är vårt största problem, säger han.
