Hur lyckades chefen för Helsingfors konsthall missbruka stiftelsens kreditkort i sju år? Stiftelsen fattade ett ödesdigert beslut 2014
Tecken på att allt inte stod rätt till med hur chefen för Helsingfors konsthall använder stiftelsens pengar upptäcktes fyra år innan missbruket avslöjades. Det här visar Patent- och registerstyrelsens utredning.
Utredningen visar att den tidigare chefen kan ha använt nästan 250 000 euro av stiftelsens pengar för privata inköp mellan åren 2014 och 2021. Det här meddelade övervakande myndigheten Patent- och registerstyrelsen (PRS) på måndagen.
Stiftelsen har mellan 2014 och 2021 fått över en miljon euro i offentliga medel, främst från Helsingfors stad, visade Svenska Yles granskning i fjol.
Helsingfors konsthall sa upp sin ekonomichef i samband med samarbetsförhandlingar 2014. Det här framgår i utredningen från PRS, som Svenska Yle tagit del av.
Beslutet blev ödesdigert för stiftelsen eftersom den dåvarande chefen för konsthallen därmed fick ansvar för stiftelsens ekonomi.
Stiftelsens styrelseordförande vid den här tiden säger sig inte ha gått igenom enstaka betalningar eller kvitton.
Enligt hans uppfattning hörde en betydande del av chefens restaurangräkningar samman med utställningar, sponsor- och kundförvärv och möten med intressegrupper.
Gav en förklaring som godtogs
Redan 2016 blev den dåvarande styrelsen för Helsingfors konsthall medveten om att det inte fanns kvitton för alla inköp och att en del räkningar gått till utsökning.
Allra senast blev det här känt när bokslutet för 2016 behandlades under våren 2017. I revisionsberättelsen lyfte revisorn upp att bokföringen inte är i skick.
Revisorn ville då att stiftelsen reder ut om alla inköp kan kopplas till stiftelsens verksamhet.
Chefen gav då en förklaring som både revisorn och styrelsen godtog. Han hade styrelsens förtroende eftersom kvaliteten på Konsthallens utställningar hade förbättrats och besökarmängden ökat.
Kom överens om en process, men det misslyckades
Stiftelsens nuvarande styrelseordförande Kai Huotari valdes 2018. Han ska ha fått reda på bristerna i bokföringen på sitt första styrelsemöte när bokslutet för 2017 behandlades.
Chefen hade inte tid och sa att han redovisar för räkningarna senare
Huotari höll ett möte med chefen där de beslöt att följa processen vid godkännande av räkningar, men planen misslyckades. Tanken var att chefen en gång i månaden redovisar för ordförande för sina inköp med stiftelsens kreditkort men liknande möten hölls bara ett par gånger åren 2018-2019.
Chefen hade inte tid och sa att han redovisar för räkningarna senare. Han gav kvitton i sista stund men en del räkningar förblev bristfälliga.
Hemlighöll revisions-pm för styrelsen
Stiftelsens revisor skrev 2019 ett pm om oklara utgifter på över 20 000 euro och räkningar på knappt 27 000 euro som gått till indrivning. Men pm:et hemlighölls för styrelsen.
Revisorn hade nämligen enbart diskuterat innehållet med chefen som inte informerat om det för styrelsen. Revisorn slutade efter det här och därför fick styrelsen inte heller reda på det via henne.
Stiftelsen bedömer att om pm:et nått styrelsen redan våren 2019 hade stiftelsen skridit till åtgärder för att säga upp chefen.
Sålde egendom utan styrelsens kännedom
Stiftelsen anställde en ekonomichef 2020 men högsta chefens slarv med kvitton fortsatte. Kvitton saknades men hans kreditkortsräkningar godkändes ändå.
Chefen hänvisade till brådska och sa att han presenterar räkningarna och redovisningarna senare.
Kvitton saknades men hans kreditkortsräkningar godkändes ändå
När styrelsen våren 2020 fick bokslutet för 2019 kom det fram att resultatet var kraftigt på minus. Då framkom också att chefen sålt stiftelsens egendom utan att styrelsen kände till det. Styrelsen beslöt då att ge honom en varning.
Ordförande frågade då både ekonomichefen och revisorn om det fanns skäl att misstänka ekonomiskt missbruk men ingen av dem hade några bevis på det.
Köpte vin, filmer och resor
När bokslutet för 2020 blev färdigt under våren 2021 väcktes igen misstankar om chefen missbrukade stiftelsens kreditkort, men det var svårt att bevisa.
Chefen hade själv rätt att besluta om resor och representation. Hans förklaringar var ofta missvisande eller felaktiga, eller bestod av förfalskningar.
Under 2020 använde chefen stiftelsens kreditkort för 45 541 euro. Han hade betalat för olika slags tillbehör, serveringar, böcker, vin, filmer och resor med kortet. Han medgav att inköp för drygt 9 000 euro var privata och betalade den summan tillbaka till stiftelsen.
Under 2019 lät han stiftelsen stå för inköp i skidorten Levi, i trädgårds- och båtaffärer, i skönhetscenter och för tennisspel.
Polisens utredning pågår
Efter att revisorn blivit färdig med sin utredning hölls ett möte med chefen i maj 2021. Där konstaterades att han inte kunde fortsätta och två timmar efter mötet lämnade han in sin avskedsansökan.
Därefter gjorde stiftelsen ännu en specialrevision och i december 2021 polisanmäldes den före detta chefen. Förundersökningen pågår fortfarande, men polisen uppskattar att den blir färdig före årsskiftet.
Den förra chefen misstänks för grovt betalningsmedelsbedrägeri, grov förskingring och missbruk av förtroendeställning.
”Fick flera varningstecken”
Patent- och registerstyrelsen konstaterar att stiftelsens styrelse sedan våren 2017 känt till bristerna i redovisningen.
”Brist på övervakning och uppföljning ledde till att chefen kunde använda stiftelsens medel för privata ändamål” (översatt från finska), skriver PRS.
Chefen har uppenbarligen varit skicklig på att övertyga människor
På grund av styrelsens försummelser har stiftelsen lidit ekonomisk skada på 247 452 euro.
Ljög och förfalskade dokument
Stiftelsens nuvarande styrelse kommer ändå inte att kräva skadestånd från tidigare styrelsemedlemmar.
”Enligt styrelsens uppgifter har den tidigare chefen genom att bland annat ljuga och förfalska dokument förklarat händelser som han tillfrågats om. Den tidigare chefen har uppenbarligen varit skicklig på att övertyga människor. Det här har varit en central orsak till att det räckte så länge att avslöja missbruket”, skriver stiftelsens styrelse i sitt beslut från augusti 2023.
Stiftelsen hoppas att den tidigare chefen ska betala skadestånd efter att ärendet har behandlats i rätten.
Det är oklart om Patent- och registerstyrelsen kräver skadestånd från den tidigare styrelsen.