Snart är alla kommuners föredragningslistor på nätet
Från och med juni nästa år blir kommunerna skyldiga att publicera sina föredragningslistor på nätet. I dag är det inte ett tvång att göra det, även om de flesta kommuner sätter ut både föredragningslistor och protokoll på nätet.
- Man försöker komma i kapp informationssamhället i lagstiftningen. Den nya kommunallagen innehåller nya regler om kommunernas skyldighet att lägga ut information på internet. Det här syns genomgripande i all lagstiftning i Finland, säger Ida Sulin, jurist på Finlands Kommunförbund.
Den nya kommunallagen har trätt i kraft, men de här stadgandena börjar tillämpas 1.6. 2017 då den nya fullmäktigeperioden inleds.
För att trygga tillgängligheten på information för allmänheten, ska alla kommuner publicera sina föredragningslistor på nätet när föredragningslistan är klar.
Listan ska publiceras tillsammans med de bilagor som behövs för att man ska få tillräcklig information om ärendet.
- Det här är den direkt skyldighet som följs av lagen, säger Ida Sulin.
Alla listor på webben
I Österbotten har de flesta kommuner redan länge publicerat föredragningslistor och protokoll på sina nätsidor.
- I Kristinestad har vi en väldigt öppen princip att vi publicerar både föredragningslistor med bilagor och protokoll med bilagor. Det är en del av det preventiva rättsskyddet. Naturligtvis publicerar vi bara de ärenden som är offentliga, säger förvaltningschef Dan-Anders Sjöqvist i Kristinestad.
Mest återhållsamma på den punkten har man varit i Närpes och Kaskö.
I Kaskö har fullmäktiges listor lagts ut på nätet några dagar innan mötet och från och med nu går Närpes in för att sätta ut fullmäktiges listor.
- Det är en ökad delaktighet och att man bättre kan följa med innan beslutet tas. Det är en förbättring för medborgarna att man vilken tid på dygnet som helst kan gå in och läsa vad som händer i kommunen, säger förvaltningsdirektör Björn Häggblom i Närpes.
Efter juni 2017 ska kommunerna inte bara publicera fullmäktiges föredragningslistor, utan även styrelsens, nämndernas och de övriga organens listor.
En annan förändring i och med språnget mot den nya digitala verkligheten, är att delgivningen av beslut till kommuninvånarna ska göras på kommunens webbsida i stället för på en fysisk anslagstavla.
Övergången till det digitala innehåller flera utmaningar.
- När man sätter ut information på nätet måste man vara noga med vad man skriver dit. Vi har ett skydd för privatliv. Personuppgifter ska man så långt som möjligt avhålla sig från att sätta ut på nätet, säger Sulin.
Direktiv från Kommunförbundet
Kommunförbundet har gjort anvisningar om hur man ska tolka olika situationer. När det är berättigat att lägga ut information om namn och adresser och när man måste editera bort sådan information.
- Ganska snabbt tror jag nog man kommer på var gränsdragningarna går. Det är inget nytt, det finns i vår grundlag och har funnits där i många år. Men nu måste man lära sig att använda det i en värld där vi lever mycket i internet.
Föredragningslistorna måste alltid editeras innan de publiceras på internet.
- Det betyder att man ska ha dels en version som fungerar i pappersform och en editerad version som fungerar på internet, där man har editerat bort de uppgifter som inte behövs.
I dag publicerar de flesta kommuner sina listor som sådana, alltså de har ingen separat editerad internetversion.
- Det är inte okej ens ur dagens lagstiftningssynvinkel. Man kan inte rakt av lägga ut information om enskilda människor på nätet utan man måste alltid beakta om det finns ett informationsintresse linkat till den enskilda personen.
- Om det är väldigt viktigt att veta att det är just den här människan som har sökt en tjänst eller vars bygglov behandlas, så då kan man ge den information. Är det inte absolut viktigt så ska man ta bort alla personuppgifter för att trygga skyddet för privatliv. Det ska inte gå att spåra hur mycket som helst på internet, säger Sulin.
Alla ska kunna läsa listorna
En annan viktig aspekt i och med lagändringen är att se till att alla ska kunna läsa de listor och protokoll som sätts ut på nätet.
De ska vara läsbara. De ska vara lätta att hitta och publiceras i ett sådant format att även funktionshindrade ska komma åt materialet via sina läsprogram eller hjälpprogram.
- När man bygger upp hemsidan ska man ska tänka på att det är ett brett spektrum av invånare som ska ha tillgång till informationen. Alla är inte hemvana och införstådda med hur allt på internet fungerar. Man ska göra det så enkelt som möjligt för människor att hitta och ta in information.
I grundlagens 14 paragraf finns stadgat om den enskildes rätt att delta och påverka. Med hjälp av ökad information får invånarna ökade möjligheter att påverka. Därför är det viktigt att informationen finns tillgänglig för alla.
EU-direktiv i bruk
Inom några år kommer Finland att ta i bruk ett EU-direktiv som kräver tillgänglighetsstandarder på offentliga nätsidor.
- Det görs just för att också de som inte hör till majoriteten med en god läskunnighet på internet ska kunna få del av informationen.
Hur länge ska materialet finnas tillgängligt på nätet?
- Internet är ingen papperskorg. Det är ingen soptipp, man kan inte bara lämpa dit saker och ha dem där för all framtid. Man måste på förhand han en plan för vad som ska ske med materialet. Information som innehåller personuppgifter ska vara på internet endast en begränsad tid, maximalt ett år.