Yle begärde ut stadsdirektörens e-post - så här reagerade Helsingfors stad

Yle Huvudstadsregionen begärde ut Helsingfors biträdande stadsdirektör Ritva Viljanens e-postmeddelanden för två månader. Hon svarade med att hänvisa till skydd av privatliv.

Utgångspunkten är att alla e-postmeddelanden som har skickats till en person som är anställd vid en stad eller kommun är offentliga. Det här uppger professorn i förvaltningsrätt vid Helsingfors universitet, Olli Mäenpää.

- Alla anställdas e-post är offentliga, men det finns naturligtvis stora områden inom en kommuns förvaltning där sekretess råder. Det här gäller för social- och hälsovården. Men det är inte skillnad på vilken position den anställda har, alla har samma ställning när det gäller offentligheten, säger Mäenpää.

Viljanen svarade med att hänvisa till skydd av privatliv

I mitten av november begärde Yle Huvudstadsregionen ut biträdande stadsdirektör Ritva Viljanens e-postmeddelanden för september och oktober.

Begäran gällde de meddelanden som har skickats till den e-postadress Viljanen använder i sin roll som biträdande stadsdirektör. Orsaken med begäran var dels att hitta nyheter och dels att se hur staden reagerar.

Två dagar senare svarade Viljanen till Svenska Yles högsta ledning med att hänvisa till grundlagens paragraf om skydd för privatlivet.

Hon överrumplades av vår begäran och ville alltså inte överlåta sina e-postmeddelanden till redaktionen.

- Om stadsdirektören får privata meddelanden från sin make eller sina barn skyddas dessa av grundlagens paragraf om skydd för privatlivet. Men stadsdirektörens tjänsteåtgärder är inte fråga om privatliv, kommenterar Olli Mäenpää.

Professor: Helsingfors stads tolkning av icke-offentlig e-post mycket bred

Efter en ny begäran där det tydligt kommer fram att det inte gäller privata e-postmeddelanden svarar Helsingfors stad.

En stor låda med hundratals utskrivna e-postmeddelanden skickas en månad senare till Yle. Den består av nyhetsbrev, inbjudningar och pressmeddelanden samt enstaka e-post av allmänheten.

Staden uppger ändå inte om det finns e-postmeddelanden som inte har överlåtits och hur många de är i så fall.

Privata meddelanden skyddas av grundlagens paragraf om skydd för privatlivet. Men stadsdirektörens tjänsteåtgärder är inte fråga om privatliv.

Olli Mäenpää, professor i förvaltningsrätt

På en direkt fråga om detta svarar staden ändå att e-post som innehåller material för internt bruk som utkast, mellanprodukter och anteckningar har lämnats bort. Men det framgår inte hur många e-postmeddelanden det handlar om.

- Helsingfors stads tolkning är mycket bred eftersom inget annat än ointressanta meddelanden anses vara offentliga handlingar. Det finns säkert e-post som inte är offentlig av allt det som skickas till stadsdirektören, men det kan inte vara så att nästan allt beräknas falla utanför offentlighetslagen, säger Mäenpää.

- Det är svårt för en utomstående att säga hur stor del som inte är offentlig, men myndigheten eller i det här fallet staden måste motivera det som inte ges ut.

Staden skickade omkring 420 utskrivna e-postmeddelanden till Yle Huvudstadsregionen. I Viljanens första svar på begäran nämner hon antalet 6 000 när det gäller höstens e-postmeddelanden. Det kan alltså finnas många meddelanden som inte har getts ut.

Stadsjurist: Offentlighetslagen svårtolkad

Helsingfors stads vikarierande stadsjurist Harry Åhlgren säger att stadens tjänstemän använder sin e-post även för privat korrespondens. De meddelandena är inte offentliga.

- De meddelanden som hänger samman med tjänsteuppdrag är i princip offentliga, men utkast och interna pm lämnas utanför. Om en tjänsteman tar ställning till någonting i ett e-postmeddelande och om det är den slutliga ståndpunkten kan det räknas som en offentlig handling. Men offentligheten bör alltid tolkas utgående från innehållet i ett e-postmeddelande, säger Åhlgren.

Hur bra känner tjänstemännen vid Helsingfors stad till att deras e-postmeddelanden är offentliga?

- Det är svårt att bedöma. Offentlighetslagen är ingen lätt lag att tolka. Men tjänstemän känner till principen att handlingar i samband med beredning är offentliga.

Men Viljanens första svar tyder på att hon inte var medveten om att e-post är offentlig?

- Det kan också vara att direktörerna får så mycket post och hon därför förundrade sig över begäran. Jag förstod att hon har gått igenom tusentals e-postmeddelanden och hennes reaktion handlade om problemen med hur hon borde göra i praktiken.

Viljanen: All offentlig e-post har getts ut

Frågan är ändå hur förberedd Helsingfors stad var på begäran om stadsdirektörens e-post.

Staden har ett pm där de centrala principerna om offentligheten av myndigheters e-postmeddelanden räknas upp och det bifogas i svaret på begäran. Pm:et är ändå daterat till ett datum två dagar efter Yle Huvudstadsregionens första begäran.

Åhlgren kan inte säga med säkerhet om staden har haft ett direktiv tidigare, men han säger att tjänstemännen får utbildning i frågan.

Ritva Viljanens enda kommentar är att alla e-postmeddelanden som är offentliga har överlämnats. Hon vill inte säga ens på ett ungefär hur många e-postmeddelanden som inte har överlämnats och anser att begäran strider mot skydd för privatliv.

Tillägg klockan 10.26: Sista stycket med Viljanens kommentarer lades till.