Revisorer vill inte ge Raseborgs högsta tjänstemän ansvarsfrihet

En revisionsbyrå vill inte ge fyra tjänstemän i Raseborg ansvarsfrihet för år 2016. Tidigare stadsdirektören Tom Simola är en av tjänstemännen. Det handlar om byte av ett nytt e-postsystem som blivit dyrt för staden. Det kan leda till en skadeståndsprocess om stadsfullmäktige inte beviljar ansvarsfrihet.

Raseborgs stadsstyrelseordförande Anders Walls (SFP) säger att det inte är varje dag som revisorer reagerar så här starkt.

- Jag är förvånad över att de faktiskt gör så och att så många tjänstemän berörs.

Revisorerna förordar inte ansvarsfrihet åt Raseborgs förra stadsdirektör Tom Simola, stadssekreterare Thomas Flemmich, stadskamrer Thomas Karlsson och den förra IT-chefen Samuel Nissfolk.

Tom Simola är numera vd för Förlags Ab Sydvästkusten. Thomas Flemmich vikarierar som stadsdirektör i Raseborgs tills staden har valt en ny stadsdirektör.

Staden använde program utan licens

Det hela handlar om att staden beslöt att övergå till ny programvara huvudsakligen för e-postfunktionerna år 2015. Det var en stor övergång och man uppskattade fel hur länge bytet skulle ta.

Den tidigare programvaran sades också upp för tidigt och den nya programvaran var inte i fullt bruk då uppsägningstiden gick ut. Det här märkte inte tjänstemännen i tid, så staden måste förhandla om ett nytt avtal med den tidigare leverantören.

Leverantören krävde först cirka 860 000 euro i ersättning eftersom programvaran användes utan licens. Under förhandlingarna lyckades man komma överens om en lägre summa genom att i stället för ersättningar göra ett nytt licensavtal på tre år med den gamla leverantören. Avtalet innehöll även IT-stöd för 2016.

Staden fick också en ersättning på cirka 30 000 euro från försäkringsbolaget. Det slutliga beloppet blev enligt revisorn 135 216 euro.

Anders Walls konstaterar att det är ett stort belopp.

- Revisorerna har förstås inte beaktat att staden i praktiken har användning för det nya epost-systemet flera år framåt. På det viset kan det vara förmildrande för tjänstemännen.

Revisorerna: Brister i stadens interna kontroll

Revisionsberättelsen från OFR-samfund BDO Audiator Ab är undertecknat av Tove Lindström-Koli den 20 april i år.

Där står att stadens förvaltning har skötts enligt lag och fullmäktiges beslut, men att stadens interna kontroll och riskhantering samt koncernövervakning inte har till alla delar ordnats på behörigt sätt.

Revisionsbyrån anser att det funnits klara brister i den interna kontrollen som lett till att Raseborgs stad vid byte av e-postsystemet lidit ekonomisk skada på 135 216 euro. Det beror på att ansvarspersonerna inte handhaft och övervakat sin verksamhet i enlighet med stadens interna kontrolldirektiv och förvaltningsstadga.

Revisorerna förordar att bokslutet godkänns, men förordar inte ansvarsfrihet för stadsdirektören, stadssekreteraren, stadskamreren och dåvarande IT-chefen för tiden 1 januari till 31 december 2016. Byrån förordar att de övriga redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för 2016.

Revisionsnämnden föreslår ansvarsfrihet

Raseborgs revisionsnämnd å sin sida beslöt enhälligt på sitt möte den 9 maj att föreslå att tjänstemännen beviljas ansvarsfrihet.

Nämnden konstaterar att det finns brister i den interna kontrollen och att arbetet med det måste prioriteras.

Nämnden anser att den totala skadan är mindre än det som revisorerna uppger. Revisionsnämnden anser alltså att summan är mindre än 135 216 euro, men kan inte säga vilket det exakta beloppet är.

Att summan är mindre än revisorerna säger beror enligt revisionsnämnden på att huvudsaken till händelsernas förlopp beror på brister i förvaltningssystemet.

Walls: Det är ett mänskligt misstag

Anders Walls tror att revisionsnämnden har beaktat att det finns förmildrande omständigheter. Walls menar att det är ett mänskligt misstag att avtalet inte förnyades och att staden använde programmet utan avtal.

- Men då det här upptäcktes så vidtog staden kraftiga åtgärder för att minimera skadan. Stadsstyrelsen har också konstaterat att de system man har för att minimera misstag måste bli bättre.

Risker ska minimeras

Det som stadsstyrelsen föreslår som åtgärder är bland annat att ansvarsförsäkringen för ledningen bör utvidgas till att omfatta samtliga tjänsteinnehavare som fattar sådana beslut som de kan bli personligt ansvariga för.

Direktiven för den interna kontrollen måste också uppdateras. Walls säger att ett papper med direktiv kanske inte är det effektivaste sättet att minimera risker, det behövs också ansvarspersoner som har en överblick när stadens avtal går ut och vem som har ansvar att förnya dem.

- Det är bättre att flera vet när avtal går ut så att det inte hänger på en person, den personen kan ju av någon orsak inte vara på alerten men då finns det någon annan som reagerar.

Misstaget ledde också till att IT-chefen böts ut och ansvarsfördelningen har omfördelats på ekonomiavdelningen.

Vad besluter fullmäktige?

Anders Walls anser personligen att tjänstemännen borde beviljas ansvarsfrihet eftersom de tog sitt ansvar då felet upptäcktes.

- I förhandlingarna lyckades man också få fram en acceptabel summa jämfört med bolagets ursprungliga krav.

Vad händer om stadsfullmäktige inte beviljar tjänstemännen ansvarsfrihet på måndag den 15 maj?

Anders Walls förklarar att det kan leda till att tjänstemännen blir personligt ansvariga.

- Då kan staden bli tvungen att starta en process om skadestånd. Det är en väldigt hård åtgärd, så vi måste fundera på om det är skäligt med tanke på helheten.