Ministerier slopar besökarregister, börjar radera uppgifter

Ministerierna har haft varierande praxis gällande sina besökarregister. Nu planeras ett gemensamt system där uppgifterna raderas omedelbart efter besöket. Det här kan innebära att forskare och journalister inte längre kommer åt uppgifterna.

Svenska Yles nyhet om att riksdagen låter förstöra besökarlistor trots ett offentlighetsbeslut i HFD fick stor spridning tidigare i höstas. Mot den bakgrunden frågade Svenska Yle nu Statsrådets kansli om det finns planer på att ändra hur besökare registreras vid ministerierna.

Understatssekreterare Timo Lankinen svarar per e-post att statsrådet och de olika ministerierna hittills har haft varierande praxis.

Enligt Lankinen har den vanligaste modellen varit att mottagarna meddelar om besök per e-post eller telefon, och att de här uppgifterna sedan raderats vid dagens slut.

Besökaruppgifter används enbart internt för att trygga säkerheten

Nu är avsikten att statsrådet och ministerierna går in för ett gemensamt elektroniskt system för att boka mötesutrymmen och anmäla mötesdeltagare och andra besökare, skriver Lankinen.

Lankinen poängterar att besökaruppgifter används enbart internt för att trygga säkerheten och att de raderas efter besök och möten. Systemet skall tas i bruk vid slutet av detta år.

Uppgifterna blir helt otillgängliga

Journalister och forskare är två grupper som kan vara intresserade av vem som besöker statsrådet och ministerierna, men den nya modellen gör det tolkningsbart om besöksuppgifterna är offentliga.

Då uppgifterna kontinuerligt raderas är det oklart om det i något skede bildas ett offentligt register som utomstående kan få tillträde till

Då uppgifterna i det nya systemet kontinuerligt raderas efter avklarat besök är det oklart om det i något skede bildas ett offentligt register som utomstående kan få tillträde till.

I fallet med riksdagens besökare har professor Olli Mäenpää ansett att det strider mot både arkiv- och offentlighetslagen då riksdagen efter att ha förlorat besvärsprocesser började förstöra sina besökarregister dagligen och sedan vägrade lämna ut uppgifter ens under loppet av samma dag.

Ministerier sedan tidigare hemlighetsfulla om sina besök

Soc&kom publicerade nyligen Alexander Ugglas studie Dolda data – Offentlighetsprincipen tillämpad på datajournalistik i Finland och Sverige.

Uppgifterna är insamlade våren 2013 och studien visar att många ministerier då tolkade besöksuppgifternas offentlighet alltför restriktivt.

Trots att de flesta ministerierna förde register eller andra anteckningar om sina besökare, var bara två av elva ministerier villiga att dela med sig av de här uppgifterna. Utrikesministeriet sparade sina besöksuppgifter längst, i hela fem år.

Både Utrikesministeriets och riksdagens besökarregister har i domstolsbeslut ansetts vara offentliga handlingar.

Tjänstemän låter förstöra riksdagens besökarlistor - trots att HFD har beslutat att de är offentliga

Bortförklaringar och ändlös besvärsprocess om offentlighet.