Över 120 utbetalningar skedde i strid med upphandlingen – borde någon vid Helsingfors stad ha reagerat?

Helsingfors stad gjorde 120 utbetalningar till två personer i strid med stadens upphandling. Utbetalningarna gäller arbetshandledning och kurser inom småbarnspedagogiken och gjordes mellan våren 2015 och hösten 2017 då förbrytelserna upptäcktes. Den ansvariga ledande tjänstemannen har nu åsidosatts.

Yle Huvudstadsregionen kan nu berätta nya uppgifter i fallet, som blev offentligt förra veckan.

Då skulle ärendet behandlas i fostrans- och utbildningsnämnden. Förslaget var att den ansvariga ledande tjänstemannen skulle sägas upp men ärendet drogs bort från nämnden i sista stund då personen gick med på att ta emot en annan tjänst.

Tjänstemannen har fått en varning för att ha brutit mot regler vid upphandling av tjänster och användning av tjänsteproducenter. Personen har också fått en muntlig anmärkning för att inte ha dokumenterat utvecklingssamtal. Dessutom har hen överskridit sina befogenheter när det gäller anställning av och löneförhöjning till en barnträdgårdslärare.

Enligt Yle Huvudstadsregionens uppgifter beror varningen på över 120 utbetalningar mellan våren 2015 och hösten 2017 till Hillevi Lauhaluoma och Minna Lindström. De finns inte på den lista staden köper arbetshandledning av och köpen har därför brutit mot upphandlingen.

Personerna som sålt tjänsterna till staden har inte gjort något fel. Båda nekar till att deras tjänster enbart handlat om arbetshandledning, fastän staden benämnt tjänsterna så.

Kurser åt personalen om arbetsmodeller

Minna Lindström har fakturerat för över 42 000 euro mellan april 2015 och november 2017.

Hon understryker att de tjänster hon säljer är unika och inte handlar om arbetshandledning utan kurser.

– Klart största delen av utbetalningarna är för kurser för stadens svenskspråkiga daghemspersonal. Kurserna har handlat om arbetsmodeller. Den ena heter "med barnaögon" och den andra kursen är en utvidgning av den arbetsmodellen. Den går ut på att utveckla barns emotionella och sociala kompetens, säger Lindström.

Arbetsmodellen "Med barnaögon" handlar om att individuellt bemöta barnet och dess behov. Modellen används på daghemmen i Helsingfors.

Lindström säger att kurserna har pågått mellan tre och fyra dagar och har haft mellan 16 och 18 deltagare per gång.

I Helsingfors finns skriande behov av behöriga specialbarnträdgårdslärare, både på finskt och svenskt håll. Jag har jobbat som specialbarnträdgårdslärare i stadens daghem

― Hillevi Lauhaluoma

Stöd till personal som jobbar med barn med specialbehov

Hillevi Lauhaluoma är specialbarnträdgårdslärare och har fortbildat daghemspersonalen om barn med specialbehov.

– Mest har jag jobbat med integrerade specialgrupper. I Helsingfors finns skriande behov av behöriga specialbarnträdgårdslärare, både på finskt och svenskt håll. Om personalen inte får stöd kan deras arbete inte förverkligas på ändamålsenligt sätt.

– Jag har själv också jobbat som specialbarnträdgårdslärare i stadens daghem och haft fem och en halv timme långa dagar, säger Lauhaluoma.

Har du funderat på att du inte finns med på stadens lista över företag därifrån arbetshandledning köps?

– Jag har vetat om det. Men jag ger inte bara arbetshandledning. Det är inte heller min sak att avgöra om jag kontaktas och behov finns, säger Lauhaluoma och tillägger att hon inte ens fått information om upphandlingen 2015.

Lauhaluoma har enligt Yle Huvudstadsregionens uppgifter, fakturerat staden för omkring 47 000 euro mellan oktober 2015 och maj 2017. Utbetalningarna har gjorts i form av arvoden.

"Svårt att tidigare reagera på utbetalningarna"

Både Lauhaluomas och Lindströms faktureringar har fungerat som underlag för varningen till den ledande tjänstemannen.

Sammanlagt har det under 2015, 2016 och 2017 gått över 120 utbetalningar till dem. Men först under hösten 2017 reagerade någon på utbetalningarna som görs till personer som staden inte har avtal med.

Niclas Grönholm, som är direktör för svenska servicehelheten vid fostrans- och utbildningssektorn, säger att det varit svårt att tidigare reagera på utbetalningarna då det handlar om många små summor under en längre period.

– Vi har nu bättre system för att följa upp det här. Det är klart att det tidigare borde ha granskats för att hålla koll också på små summor. Allting bygger på förtroende och tjänsteinnehavarens eget ansvar för sina egna uppgifter.

– Mitt ansvar är att lyfta fram frågan när det finns tillräckligt med information om att fel har begåtts. Och det har jag gjort från och med hösten 2017, säger Grönholm.

Leder det här fallet till konkreta förändringar i era processer?

– Vi har inte diskuterat detta fall ännu inom ledningsgruppen, men jag antar att vi ska se över det och hur vi noggrannare kan ha kontroll över inköpen.

Brutit mot anskaffningsbefogenheterna

Förutom att den ledande tjänstemannen har köpt tjänster i strid med upphandlingen har personen också brutit mot sina egna anskaffningsbefogenheter. Befogenheterna ger tjänstemannen rätt att köpa tjänster från samma leverantör till ett värde på 15 000 euro under ett år om de inte är upphandlade enligt ett avtal.

Till exempel har Minna Lindström under 2016 fakturerats för över 22 000 euro och Hillevi Lauhaluoma under samma år för över 27 000 euro.

Grönholm säger att fastän inköpen under ett år överskridit anskaffningsbefogenheterna har det inte synts i budgeten.

– Budgetmässigt har vi räknat med vissa uppköp men vi räknar med att de görs av dem vi har upphandlat från och har avtal med.

Yle Huvudstadsregionen når den utpekade ledande tjänstemannen, men personen vill inte kommentera uppgifterna offentligt.

Vilken tjänst personen nu ska få inom staden är fortfarande oklart.