Ständiga avbrott och ingen egen plats - det moderna arbetslivet ställer stora krav på människan

Dagens arbetsliv utvecklas med rasande fart. Digitaliseringen leder lätt till att gränsen mellan arbete och fritid suddas ut och också den fysiska arbetsmiljön förändras för många av oss.

Egna arbetsrum blir dyra och nya flexiblare arbetsutrymmen byggs bl.a. för att maximera användningen av byggnaderna.

Psykiater Tove Hertzberg arbetade för en organisation som flyttade till nya utrymmen. För Hertzbergs del ledde det till att hon, åtminstone för en tid, bytt arbetsplats.

Hertzberg var förberedd och färdig att pröva på lösningen med öppet kontorslandskap och med att boka rum för mottagningen av klienter, men sen blev flera faktorer tillsammans för mycket för henne.

- Det går ju oändligt mycket mera tid till alla praktikaliteter som är kombinerade med att du oavbrutet skall flytta på dig. Jag bar min laptop och pennor och papper med mig i en plastkorg medan jag försökte lista ut i vilket rum och i vilken korridor jag skulle sitta. Och sen logga in och logga ut på datorn tar också sin tid.

Så resultatet blev 35 timmar övertid på två månader trots samma mängd klientarbete som förut.

- Det är säkert något som blir bättre med tiden då allt hittar sin plats men under den första tiden så måste jag byta plats med ungefär två timmars mellanrum.

Det går ju oändligt mycket mera tid till alla praktikaliteter som är kombinerade med att du oavbrutet skall flytta på dig

― Tove Hertzberg, psykiater

Hertzberg har också problem med ryggen och trots att det fanns moderna ställbara skrivbord och stolar så fanns det aldrig tid att ställa in dem.

Men det som sen fick kamelens rygg att brista var lösningen att placera arbetstagarnas utrymmen i de innersta delarna av byggnaden så man varken hade dagsljus eller utsikt från ett fönster.

- Och kombinerat med mycket hård maskinell luftkonditionering kändes det som om man befann sig ombord på ett jumbojet plan. På en kort tid blev det outhärdligt.

Psykiater Hertzberg är också orolig för klienterna som anmäler sig maskinellt och sen måste leta upp rätt rum i rätt våning för att få sin hjälp.

- Jag fick lugna ner klienter de första tio minuterna av mottagningen efter den stress de hade upplevt på jakt efter det rätta rummet.

Hertzberg anser att det bästa vore att åtminstone mottagningsrummet alltid kunde vara detsamma och att man kunde få ha en krukväxt och en vattentillbringare där.

- Och kanske något vackert på väggen att fästa blicken på då man pratar om ofta ganska känsliga saker.

Men landskapskontor har ju också skapats för att underlätta kommunikationen och främja det sociala sammanhanget.

Och visst fanns det positivt också, konstaterar Hertzberg. Till exempel att ha en egen laptop och kunna arbeta också på oväntade ställen.

- Och att prata direkt med människor som ärenden gäller, bara man först listade ut var de befann sig.

Fokus på arbetet

Jag träffade hjärnforskaren Annika Hultén för att fråga hur vår hjärna klarar av att koncentrera sig i en i många fall orolig kontorsmiljö med ständiga avbrott.

Vår förmåga till att koncentrera oss är avhängig av olika system. Det finns åtminstone fyra slags uppmärksamhetsnätverk som har specifika nätverk i hjärnan.

- Tänk dig att du är på ett cocktailparty och involverad i en diskussion med en annan person. Så hör du plötsligt ditt namn nämnas någonstans i rummet. Ögonblickligen brister din uppmärksamhet och du reagerar på att du nämns.

Det kallas stimulusdriven uppmärksamhet eller "cocktaileffekten". Något kommer in plötsligt, avbryter dig, och åkallar din uppmärksamhet.

Det kan också vara just din personliga ringsignal eller att det knackar på dörren.

Man talar också om "spotlight overtension", du har din spotlight riktad på någonting men sen händer något annat och du flyttar din spotlight till det.

Sen har vi också medveten fokusering, konstaterar Hultén. Du koncentrerar dig på någonting men sen flyttar du medvetet fokus på något annat. Då är det du som styr hur din värld ser ut just då.

Mode transition innebär igen att du byter mellan aktivitet och vila, mellan att vara helt koncentrerad och att låta tankarna vandra.

Responskontroll betyder att du planerar hur du ska reagera. Du har en uppgift och du ska göra den.

Då du sen jobbar i en stressig arbetsmiljö och blir avbruten så kan olika delar av de här nätverken beröras.

Det händer många saker då du sitter vid ditt arbete. Telefonen ringer och e-posten ploppar upp. Någon kommer och vill ha dig med på kaffe.

Det hur snabbmeddelanden och olika media påverkar oss har också studerats. Främst då den subjektiva upplevelsen av att bli störd.

Det visar sig att de som använder mycket olika slags media upplever att de är lätt distraherbara och att det här har ökat i och med att användningen har ökat. Det har lett till en upplevelse av att vara impulsiv.

Så då någon kommer in och vill ha dig med på kaffe så hoppar du upp och följer med.

Men då amerikanska forskare har tittat på om det verkligen inverkar på förmågan att koncentrera sig, och på arbetsprestationen, så har åtminstone tre studier visat att så inte verkar vara fallet.

Du har en uppgift där du ska koncentrera dig på en del av skärmen och det kommer distraherande saker på andra delar av skärmen.

Men detta verkar inte påverka din förmåga att koncentrera dig på uppgiften och fokusera på det du ska.

Så medierna och vår användning av dem påverkar vår upplevelse av att vara distraherade, men inte nödvändigtvis vår förmåga. Detta åtminstone i en testsituation.

Orsaken till det verkar vara att avbrotten påverkar den stimulusdrivna uppmärksamheten medan den medvetna fokuseringen är ett annat hjärnnätverk som du kan styra.

Stress

- Men den här subjektiva upplevelsen av att bli störd ska inte negligeras, säger hjärnforskaren Annika Hultén. Det är ju meningen att du ska vara glad och nöjd på jobbet.

Många av oss upplever att vi är "stressade" för att använda en köksbordsterm. Men låt oss definiera ordet stress så där fysiologiskt.

Det är alltså frågan om ett "fight or flight" tillstånd. Pulsen stiger, du kanske svettas om händerna och kortisolhalten stiger.

Kortisol kan användas som medicin i många neurologiska sjukdomar, när inget annat hjälper tar man till kortisolinjektioner. Det är kroppseget hormon som skall laga och reparera kroppen.

När du är sjuk eller har idrottat mycket och har skadat dig eller när du mentalt är i en "fight or flight" situation, det är stress.

Det är helt normalt. Och en viss hälsosam nivå av stress, till exempel när du ska hålla tal för en stor publik, är bra. Du koncentrerar dig, fokuserar och presterar bättre än normalt.

Svårare att lära sig nytt

Det som är skadligt är om man hålls i ett stressläge länge då kortisolhalterna fortsätter att vara höga och inte sjunker tillbaka.

I djurförsök har man kunnat se en celldöd i Hippokampus i hjärnan, ett område som är viktigt bland annat för inlärning och minne.

Andra faktorer som inverkar på vår förmåga att lära oss nya saker är sömnbrist och multitasking. Att göra många saker på en gång kan vara bra och nyttigt i och för sig, men i inlärningssituationer är det inte bra.

Och sömnen är viktig. De flesta vuxna som sover under sju och en halv timme har sömnbrist. Då stiger kortisolnivåerna ohjälpligt och stressen kommer s.a.s. inifrån, oberoende av miljön på jobbet.

Sömnen behövs för att minnesspåren i hjärnan ska konsolideras, bilda ett stabilt minnesspår i hjärnan. Olika hjärnvågor i hjärnan där olika nätverk börjar kommunicera via rytmer gör att minnesspåren blir starka.

Så det gäller för var och en att hitta sina knep att varva ner. Och kanske gå och lägga sig tidigt efter den där kursdagen i stället för att sitta uppe med kollegerna.