"Genom samarbete kunde lokala företagare delta i fler upphandlingar" - Raseborgs upphandlingschef uppmanar till aktivare grepp

Samarbeta mera och var aktiva! Det rådet ger Raseborgs tjänstemän till företagare som upplever att de inte kan vara med och konkurrera om de offentliga upphandlingarna.

Den offentliga upphandlingen väcker ofta debatt och diskussion. Lokala aktörer kan uppleva att de inte har en rättvis chans att konkurrera med större nationella företag.

Bland annat har fasadrenoveringen av Ekenäs ungdomsgård och bygget av det nya mentalvårdscentret i Raseborg fått kritik från lokala byggföretag.

Yle Västnyland har träffat Raseborgs upphandlingschef och lokala byggföretagare för att reda ut vilka frågetecken och möjligheter det finns när det gäller kommunal upphandling.

Kommuner är rediga beställare

John Lindqvist är vd för ett av Västnylands största byggföretag VN Bygg. Företaget har knappt 50 anställda och omsättningen var i fjol drygt 20 miljoner.

Byggföretaget deltar i princip i alla kommunala och statliga upphandlingar som det har möjlighet att delta i, säger John Lindqvist.

- Det är viktigt för oss, på gott och på ont. Det är rediga beställare och projekten är ofta större och intressantare.

När VN Bygg funderar på att delta i en upphandling begär företaget först ut handlingarna som gäller projektet. Om företaget uppfyller alla kriterier brukar det delta.

- Om vi inte har möjlighet att få fulla poäng är det ingen vits att räkna ut någon offert eftersom marginalerna är så små, säger Lindqvist.

Att göra en kostnadsberäkning innebär flera veckors arbete och kostar mellan fem- och tiotusen euro.

Det gäller att göra ett så bra arbetet som möjligt eftersom man förstås vill vinna upphandlingen, säger Lindqvist.

- Om vi inte räknar har vi inget jobb, det är en kostnad som allt annat som hör till affärsvärlden.

För svåra krav

Den allra största delen av de arbeten som VN Bygg utför är kommunala eller statliga. I Raseborg brukar det bli runt fem projekt per år.

- Vi deltog kanske mer i Raseborgs upphandlingar tidigare. På senare tiden har kriterierna för att få delta varierat ganska kraftigt från projekt till projekt, vilket gör det ganska svårt för oss att på någon veckas varsel anpassa oss till det som staden den gången begär efter.

John Lindqvist nämner till exempel krav på att företagen ska ha vissa referenser på vissa entreprenadformer.

Det räcker till exempel inte att företaget har byggt en byggnad av en viss typ, utan det måste vara tre eller fyra.

Det är helt klart att man inte kan vänta sig att staden ger beställningen på en bricka. Man måste själv jobba för det

Upphandlingschef Satu Wigren vid Raseborgs stad

Ett annat krav som varierar är att någon i personalen ska ha en viss utbildning. Det kan vara väldigt svårt att på någon veckas varsel reagera på det.

- Det som jag skulle sträva efter är en mera enhetlig linje så att man skulle veta vad man ska satsa på för att kunna delta i upphandlingarna i framtiden. Vi vill absolut fortsätta med det, säger Lindqvist.

Staden: Vi tar de lokala företagens möjligheter i beaktande

Satu Wigren är upphandlingschef i Raseborg och det är hon som tillsammans med de upphandlande enheterna sätter upp kriterierna för upphandlingarna, så att de uppfyller lagens krav.

- Staden kan påverka kriterierna till hundra procent. Men man måste komma ihåg att de måste vara mätbara och alla ska ha en möjlighet att nå kriterierna. Kriterierna får inte heller vara sådana att bara en viss aktör kan ge anbud.

Det händer rätt ofta att någon lokal aktör är sur över att man inte har vunnit upphandlingen, fortsätter hon.

- Man tycker alltid att staden missgynnar de lokala företagen och våra kriterier är för höga eller för svåra och omöjliga för de lokala aktörer. Men inte är det nu kanske riktigt så heller. Nog försöker vi alltid fundera att också de lokala kan ge anbud.

Krav på utbildning och omsättning justeras

Bland annat funderar staden på kravet referenser och omsättning. Enligt lagen får omsättningskravet på upphandlingar som överskrider tröskelvärdet vara två gånger upphandlingens uppskattade värde.

- Vi kan låta bli att sätta så höga krav eller så har vi inget krav alls på omsättningen, säger Wigren.

Också när det gäller kravet på utbildning tar staden i betraktande att också lokala företag ska har möjlighet att lämna in anbud, fortsätter hon.

- Att man i byggprojekt inte kräver att övervakaren har diplomingenjörsutbildning, det är sådana här småsaker som man funderar på.

Mindre projekt lockar fler lokala företag

När det gäller den samhällstekniska enheten i Raseborg är ungefär hälften av alla avtal uppgjorda med lokala företag. Tendensen är att fler lokala företag deltar i anbudstävlingen ju mindre projektet är.

Tjänster där andelen lokala aktörer är stor är till exempel snöplogning och skolskjutsar.

Men de lokala företagen skulle överlag kunna vara aktivare, säger Satu Wigren. När staden har upphandlat rengöring av luftkanaler i sina fastigheter har till exempel inte ett enda lokalt företag gett något anbud.

- De lokala företagen är inte alltid så väldigt aktiva. Det är helt klart att man inte kan vänta sig att staden ger beställningen på en bricka. Man måste själv jobba för det.

Förutom att vara aktiv gäller det också att bekanta sig med den offentliga upphandlingen.

Om offerten är bristfällig har staden inga andra alternativ än att förkasta den. Man kan inte heller ställa egna krav i sin offert.

- Och så måste man fundera på att priset är konkurrenskraftigt.

Samarbeta för att bli konkurrenskraftigare!

Ett sätt för små företag att bli mer konkurrenskraftig skulle vara att samarbeta, fortsätter Satu Wigren. På det sättet skulle de ha bättre möjligheter att konkurrera med större nationella företag.

- Företagarna skulle kunna bygga konsortium och göra avtal sinsemellan. Då kan man använda sina styrkor, kunnanden och referenser i sin helhet till godo. Men det kräver att företagen klarar av samarbete.

I Sverige är de betydligt duktigare på det här. De anser sig vara kollegor och inte konkurrenter i Sverige

Till exempel kunde flera företag på det här sättet tillsammans lämna in offerter på skolrenoveringar eller daghemsbyggen.

Satu Wigren kan inte minnas att det någonsin hänt att flera företag skulle ha lämnat in en gemensam offert. Inte heller i resten av Finland är det här något vanligt förfarande.

Däremot är det betydligt vanligare i Sverige, säger Wigren.

- I Sverige är de betydligt duktigare på det här. De anser sig vara kollegor och inte konkurrenter i Sverige.

Mikroföretagets kapacitet räcker inte till

Mufid Azads företag Muffes Bygg är ett av många mikroföretag i Raseborg. Byggföretag har funnits i två år och sysselsätter totalt fem personer.

- Vi utför mindre och större jobb. I den här branschen måste man ha mångsidig kunskap.

Hittills har Azad inte deltagit i någon av stadens upphandlingar. Han har inte heller satt sig in i dem speciellt mycket.

En orsak är att han har rätt mycket jobb på den privata marknaden.

- Visst skulle jag kunna vara intresserad av att delta i upphandling, men just nu har jag lite för mycket jobb, så jag har inte satt mig in i det eller varit på informationsmöten om upphandling.

Eftersom företaget bara har fem anställda har Azad inte heller kapacitet att frigöra arbetskraft på kort varsel.

Då han utför arbeten samarbetar han med bland annat rörmokare och elektriker. Men han tror inte att det är speciellt realistiskt att lämna in en offert tillsammans med andra företag.

- Någon måste ju ha ansvaret för det. Om jag hade ansvaret för arbetet så vill jag gärna utföra det själv. Men jag kan ju ta underleverantörer och jobba tillsammans med dem.

Företagarna måste själva aktivera sig

Att göra en offert kräver en hel del arbete. För en liten företagare som Mufid Azad är det inte möjligt att göra det under arbetstid.

- Det är kvällar och helger som går till det. Jag har inte råd att räkna offert på arbetstid och lyfta lön för det.

I värsta fall tackar kunden sedan nej och arbetstiden går till spillo. Men det är så det fungerar, konstaterar Azad.

Han är i alla fall inställd på att aktivt arbeta för att delta i stadens upphandlingar, den dagen då det skulle bli aktuellt.

- Staden ska inte göra allt arbete och bädda för en, utan företagarna måste också jobba för det.

Det behövs mera tid!

John Lindqvist på VN Bygg upplever att företagen redan samarbetar en hel del.

- Delvis samarbetar vi nog varje gång vi ger in en offert. Alla specialområden i projekt utförs av andra firmor, som sköter el, vvs, innertak alla jordarbeten som vi upphandlar. Det är inte direkt ett juridiskt samarbete, men ett samarbete som krävs inom byggnadsbranschen för att få ett bra resultat.

Han är precis som Mufid Azad lite skeptisk till hur realistiskt det är att flera företag lämnar in en gemensam offert.

En fråga är hur det juridiskt skulle fungera. En annan är hur ansvarsfördelningen skulle se ut.

Och så handlar det om tid, säger han.

- Speciellt om du har ett par, tre veckor på dig att räkna på ett projekt, så borde man ha betydligt längre möjlighet att förbereda sig. På några veckor får du nog inte ihop ett sådant samarbete, det kräver från flera företags sida att allt stämmer juridiskt.