Nya inkomstregistret ger arbetsgivare och löneräknare mera arbete - även privathushållen påverkas

Det nya inkomstregistret medför att alla löneutbetalningar, små som stora, ska registreras inom fem dagar. Det betyder mera jobb för löneräknarna och en större rapporteringsskyldighet för företagen, säger Kaj Svels på Vörå bokföringsbyrå.

Det är bråda tider på bokföringsbyråerna med bara några dagar kvar av året och dessutom införs ett nytt inkomstregistret vidvid årsskiftet. Inkomstregistret ska innehålla omfattande information om löner, pensioner och förmåner på individnivå och motverka grå ekonomi.

- Vi har bråttom med att sätta igång systemet och det gäller alla företag som räknar eller betalar ut löner, säger ekonom Kaj Svels som driver Vörå bokföringsbyrå.

Också på Jakobstads bokföringsbyrå kör det ihop sig med årsanmälan och det nya registret som ska tas i bruk säger IT-utvecklingschef Johan Rönnqvist.

- Flitens lampa brinner, men vi kommer att hinna, säger Rönnqvist.

Mera detaljerade uppgifter

Svels säger att det nya registret kräver en större detaljrikedom än tidigare när företagen rapporterar om löneutbetalningar. Det blir betydligt mera arbete och mera att hålla reda på även för den som räknar lönerna.

- Vi måste få alla de uppgifter som behövs, utan korrekta uppgifter stannar systemet upp. Det här innebär säkert en tätare kontakt med våra kunder åtminstone i början, säger Svels.

- Det kan hända att företagen tycker att vi är för detaljfixerade. Men det beror inte på oss utan på inkomstregistret.

Finns inte alla uppgifter till hands så försenas utbetalningen.

Större förändringar 2020

Johan Rönnqvist säger att informationen från deras kunder kommer att fungera ganska likadant ännu under nästa år, men år 2020 behöver bokföringsbyrån få in dagliga uppgifter från företagen.

- Det är det vi tar höjd för, att företagen varje dag ska meddela vem som är på jobb och vem som är frånvarande och varför.

Hittills har företagen gjort en månadsanmälan till myndigheterna samt ett årssammandrag över alla utbetalningar Men det räcker inte längre.

- Så fort man betalar en lön så ska den anmälas omedelbart eller senast inom fem dagar. Om ett företag betalar ut delar av löner under månaden eller om de anställda har olika löneutbetalningsdagar så blir det många anmälningar, säger Svels.

Det här kan betyda nya rutiner vad det gäller exemeplvis reseersättningar.

- Resersättningar ska registreras direkt de utbetalas. Antagligen leder det ofta till att man kör dem tillsammans med nästa månadslön, i stället för att betala dem separat, säger Svels.

Systemet är inte testat

Svels säger att bokförarna samlat på sig information om det nya systemet under hösten, men hur det fungerar i praktiken vet man inte ännu.

- Det finns ingen testomgivning där man kan gå in för att se hur det fungerar. Det blir bråttom med att avsluta detta år och sedan snabbt kasta oss in i det nya systemet.

- Jag tror att det kommer att bli förseningar och missförstånd med det nya registret i början, men vad jag förstått så kommer myndigheterna att vara snälla och inte komma med stora förseningspåföljder i början, säger Svels.

Nästa år är fortfarande något av ett nådeår.

- Under 2019 är man ännu förlåten vad gäller tidsgränserna. Vi får säkert räkna med lite tekniskt strul i början, säger Rönnqvist.

Kommer inkomstregistret att betyda merkostnader? Är det konsumenterna som betalar i så fall?

- Det är klart att alla pålagor som åläggs företagen kostar. Det är väl så att det är de som köper produkter eller tjänster av företagen som sist och slutligen betalar, säger Svels.

En del av digitaliseringen

Det är digitalisering som det handlar om säger Johan Rönnqvist. Och förändring ses ofta som något besvärligt.

- Digitalisering kostar, men man får bättre kvalitet på den nationella datan. I nån ända betalar det också tillbaka sig. Vi ser ändå mera positivt än negativt i det nya systemet, säger Rönnqvist.

Rönnqvist säger att samma utveckling sker inom exempelvis sjukvården där Kanta-tjänsten tagits i bruk. För privatpersoner är fördelen med inkomsregistret att alla uppgifter om inkomster, bidrag och ersättningar samlas på samma ställe.

- I framtiden behöver inte längre en mängd intyg och så småningom kan man säkert själv skriva ut sitt löneintyg vilket också underlättar för arbetsgivarna. Jag tror att det kan förenkla byråkratijungeln, säger Rönnqvist.

Jultomten och gräsklippningen ska registreras

Rapporteringsskyldigheten gäller också privatpersoner. Hittills har hemhushållen inte behövt registrera riktigt små löneutbetalningar. Tjugolappen till barnvakten, tian för gräsklippning eller en femtiolapp till familjens jultomte, nu ska allt registreras även om den som får betalt inte är skatteskyldig.

- Arvodet till julgubben ska registreras från och med 2019. För att få det rätt behöver hemhushållen säkert ta hjälp av system som palkka.fi. Men det gäller att känna till att det ska göras och hur, säger Svels.

Palkka.fi är ett gratis löneprogram som finns på nätet.

Visst blir det krångligare för privatpersoner säger Svels.

- Det finns en risk att de minsta lönerutbetalningarna ändå slinker undan, på grund av okunskap, säger Svels.