Helle-biblioteken för samman nyländska läsare från öst och väst - det svenskspråkiga utbudet har ökat markant

Under de senaste två åren har elva nyländska kommuner slagit ihop sina bibliotek under namnet Helle. Det svenskspråkiga utbudet är stort. Nu kan man också låna filmer och dagstidningar från hela världen.

Samarbetet mellan biblioteken i östra och västra Nyland har gett bättre kundservice och ett bredare utbud av böcker.

Malin Hollmén, bibliotekschef för Borgå stadsbibliotek är nöjd med nätverket och samarbetet.

- För kunderna är den största fördelen att alla böcker och material från alla de elva kommunernas bibliotek finns i samma databas. Det betyder att det finns mera att välja mellan och det finns större sannolikhet att man hittar det man letar efter i nätbiblioteket, säger Hollmén.

I Lovisa blev biblioteket tvunget att avskriva största delen av sina samlingar på grund av inneluftproblem.

- Det är jättefint för kunderna att Lovisa nu ingår i biblioteksnätverket. Fast där finns relativt lite böcker på hyllorna så kan kunderna ändå låna lika mycket böcker som alla andra genom reservationer.

Mer svenskspråkigt lånematerial

De elva kommuner som idag utgör Helle-nätverket är Borgå, Sibbo, Borgnäs, Askola, Lovisa, Lappträsk och Mörskom i östra Nyland. Pukkila ansluter sig inom kort.

De västnyländska kommunerna är Hangö, Ingå, Raseborg och Sjundeå.

Att en så stor andel av landskapets svenskspråkiga invånare nu är samlade inom ett och samma nätverk syns också i utbudet.

- Jo, det ska det absolut synas. Fast Västnyland och Östnyland inte är geografiskt så nära varandra är vi väldigt liknande områden. Det var också en orsak till att vi hade intresse för varandra. Vi har några mindre helt finskspråkiga kommuner men de flesta är tvåspråkiga. Så det är nog så att det finns mera svenskspråkigt material att tillgå.

I ett Helle-bibliotek kan kunden till exempel söka i alla Helle-bibliotekens databaser, reservera böcker gratis och låna dem i kommunernas alla bibliotek.

- Du kan använda bibliotekskortet i alla Helle-bibliotek och logga in med din pinkod i meröppetbibliotek om du till exempel semestrar i en annan kommun. Pinkoden blir allt viktigare för många av våra tjänster, säger Malin Hollmén.

E-böcker och filmtjänst

Biblioteken i västra och östra Nyland har fortfarande separata samlingar med e-böcker men det finns också en gemensam samling inhemsk litteratur under namnet ellibs.

En nyhet är den gemensamma filmtjänsten viddla, som erbjuder de allmänna bibliotekens digitala filmutbud till låntagare.

Malin Hollmén upplever inte att biblioteket just nu skulle känna någon press på att kraftigt utöka det digitala utbudet.

- E-böcker lånas nog flitigt, men pappersböckerna går också åt. E-bokssamlingarna växer för varje år och vi testar nya e-tjänster som till exempel filmtjänsten Viddla. Vi har också tidningsdatabaser som vi önskar att flera skulle upptäcka.

I biblioteken har kunderna tillgång till databasen ePress med inhemska dagstidningar och en annan med dagstidningar från hela världen som man också kan läsa hemma.

- Problemet med e-tjänsterna och e-materialet är att de är osynliga här i rummet. Vi får jobba mycket med att marknadsföra dem.

Kritik mot lång väntan på boken

Det är alltså gratis att reservera och låna böcker inom Helle-nätverket, men fjärrlån från andra bibliotek kostar fortfarande.

- En del kunder har reagerat på att reservationsköerna ser långa ut och det gör de förstås. Men eftersom det samtidigt är mycket fler böcker i rörelse så är väntetiden på en bok eller något annat som man har beställt i regel kortare än tidigare, menar Hollmén.

Ett problem som personalen har svårt att bemästra rör reserveringen av papperstidningar.

- En sak som är litet krånglig för kunderna är att reservera tidningar. Det fungerar inte riktigt så bra som det kunde göra. Det här är en av de egenskaper i vårt nya datasystem som ännu behöver utvecklas

Boktransporter mellan öst och väst

- Boklogistiken ser helt annorlunda ut nu efter att biblioteken i Västnyland kom med i början av hösten. Det rör sig en massa böcker mellan biblioteken och det visar att vi behöver varandra.

En gång i veckan transporteras böcker mellan östra och västra Nyland. Det sker på fredagar.

Enligt Hollmén transporteras 20 – 30 lådor eller mellan 800 och 1200 böcker från Borgå till Västnyland varje vecka.

Den här veckan är åtminstone 22 lådor på väg från Borgå västerut. I östra Nyland samlas böckerna upp i Borgå huvudbibliotek, i västra Nyland samlas de upp i Ekenäs bibliotek.

- Det visar att kunderna reserverar mycket material. Logistiken innebär också mera jobb för personalen att packa upp och packa ner fler böcker än tidigare. Visst är det roligt att det transporteras mycket böcker men det kostar förstås också. Vi jobbar på att göra logistiken smartare så att böcker inte transporteras i onödan utan istället kommer så fort som möjligt till kunderna.

Böcker transporteras tillbaka till sina hembibliotek om det inte finns en reservering. Då går boken genast till nästa kund.

Inom biblioteksvärlden pratar man om flytande samlingar mellan bibliotek. Om en bok inte har ett hembibliotek kan den stanna där den lämnas in. Men så långt har man inte kommit inom Helle.

- Vi har på försök att de andra biblioteken får hålla kvar nyheter från biblioteken i Borgå och Sibbo som inte är reserverade i sin nyhetshylla fram till nästa transportdag för att se om de skulle gå åt istället för att ligga i en låda.

Personalen är nöjd med samarbetet

Datasystemet som Helle-biblioteken använder kallas Koha och har en öppen källkod.

Systemet har tagit i bruk gradvis och personal från Borgå och Sibbo handledde kollegerna när systemet togs i bruk i västra Nyland och Lovisa under hösten 2018.

- Det är mycket som fungerar. Den största glädjen för oss som jobbar på biblioteken är säkert att det finns flera att samarbeta med. Vi strävar efter att en större del av personalen skulle få samarbeta, kanske genom rotation som är möjligt och ganska lätt med ett och samma datasystem. säger Hollmén.

Inom Helle-nätverket finns flera arbetsgrupper som bland annat utvecklar tjänsterna och gör en del upphandlingar tillsammans. Det är ett system som lever.

- Personalen önskar nog ännu mera utbildning och vid de bibliotek som systemet har varit i bruk en längre tid så vill de nog gärna repetera. Det är ett system som utvecklas hela tiden och det tar säkert flera år innan vi känner oss vana vid det här och att allt fungerar som vi vill.

Helle tar i bruk Finna

En stor fördel med nätbiblioteket Helle är den stora mängden information som kan sökas i den gemensamma databasen.

Men Helle kunde vara mera användarvänligt och därför kommer biblioteken att inom kort introducera ett nytt nätbibliotek, nätbiblioteket Finna.

- Vi väntar väldigt mycket på att få ett Finna-baserat nätbibliotek som många bibliotek i Finland redan har tagit i bruk. Det ser mera ut som en vanlig webbsida. Där kan man ha mera information än bara sökfunktionen, till exempel boktips.

Helle-nätverket har gjort det lättare att söka efter unikt material i datasystemet Koha, men hur kunde biblioteken bli bättre på att marknadsföra sina bokskatter?

- I Finna finns en möjlighet att lyfta fram så kallade bokkaruseller. Vi kan skapa bokkaruseller kring olika teman. När sommaren närmar sig kan vi göra en bokkarusell om trädgårdsböcker. På det sättet kan vi göra kunderna mera medvetna om faktaböcker i olika genrer och förstås också skönlitteratur, säger Malin Hollmén.

Bibliotek med egen profil

De östnyländska biblioteken påminner ganska mycket om varandra, både till utseende och utbud. Men bibliotekstjänsterna utökas och förändras i snabb takt. Borde enskilda bibliotek ha en starkare egen profil?

Hollmén menar att biblioteken redan nu skiljer sig från varandra och är specialiserade på olika saker.

- Det skulle vara fiffigt att försöka komma överens om att vissa bibliotek specialiserar sig på vissa saker. Alla dras med problemet med att väggarna kommer emot och att hyllorna inte räcker till. Vi borde samarbeta mera vad gäller våra böcker och annat material.

Nu behövs diskussioner för att kunna besluta hur samlingen ska förvaltas och samarbetet mellan biblioteken utvecklas.

- Vi vill kanske ha färre hyllor för våra kunder som också vill göra andra saker på biblioteken idag. De flesta bibliotek som renoveras idag går i den riktningen att man skapar flera sittplatser och mera platser att studera. Här har vi ännu inte kommit igång med att fundera gemensamt på vem som är bra på vad och hur vi ska ha det i fortsättningen, säger Malin Hollmén.