Öppna kontorslandskap populärt alternativ - men används ofta på fel sätt

Aktivitetsbaserade kontor blir allt vanligare i Finland. Enligt en färsk doktorsavhandling borde de emellertid planeras bättre än vad de görs nu.

Allt fler finländare jobbar i ett aktivitetsbaserat kontor istället för ett öppet kontorslandskap. I ett aktivitetsbaserat kontor finns utrymmen reserverade för till exempel möten och tyst arbete.

Diplomingenjören Miikka Palvalin har i sin doktorsavhandling undersökt hur arbetsutrymmen kan planeras så de blir så funktionella som möjligt.

- Det har märkts att öppna kontorslandskap, som på grund av buller och oro, inte passar så bra för arbetsuppgifter som kräver koncentration. En lösning är ett aktivitetsbaserat kontor, där man inte har en egen arbetsplats. Arbetarna byter platser på basis av de uppgifter de har.

Palvalin bedömer att öppna kontorslandskap är vanligare än aktivitetsbaserade kontor. Ändå ökar antalet aktivitetsbaserade kontor snabbt.

- Statsförvaltningen har till exempel flyttat till nya platser och gått över till aktivitetsbaserade kontor, på samma sätt som den privata sektorn.

Det egna arbetsrummet ett tryggt näste

En förändring är inte helt smärtfri. Förändringen blir störst för dem som har haft ett eget arbetsrum, som också har blivit som ett tryggt bo.

- Förändringen blir stor, särskilt om man inte har någon egen namngiven arbetsplats. Om du har satt dig på samma plats om morgnarna i 30 års tid, men inte får göra det längre, skapar det motstånd mot förändringen och nyinlärning.

Hur stor förändringen blir påverkas av arbetstagarens personlighet.

Enligt Palvalin fungerar ett aktivitetsbaserat kontor bättre ju mer papperslöst kontoret är. Men det bör finnas förvaringsutrymmen för papper och arbetsredskap.

Motstridiga forskningsresultat

Aktivitetsbaserade kontor används ofta på fel sätt, anser Palvalin. Människorna sitter på samma platser fastän arbetsuppgifterna skulle kunna göras i tysta utrymmen. Aktivitetsbaserade kontor passar enligt Palvalin bäst till sådana arbeten som innehåller mycket rörelse.

- Aktivitetsbaserade kontor gör inte underverk för alla ställen. Det passar sämst på sådana ställen där liknande arbetsuppgifter görs på egen dator under en hel vecka.

Aktivitetsbaserade kontor sparar ofta utrymmen eftersom färre arbetsplatser behövs. Kunskapsarbete är mera flexibelt eftersom det kan göras hemma, på tåget, på kaféet och på kontoret. Däför ökar antalet aktivitetsbaserade kontor.

- Användningsgraden eller behovet av arbetsplatser kan vara 50 procent eller mindre.

Enligt Palvalin finns väldigt lite forskning om aktivitetsbaserade kontors verkningar och därför är resultaten delvis motstridiga.

- Det finns undersökningar som visar på positiva resultat men också undersökningar som visar att aktivitetsbaserade kontor inte är bra.

Viktigt att göra mätningar

En övergång till ett aktivitetsbaserat kontor misslyckas ofta eftersom man inte har planerat tillräckligt mycket inför förändringen. Arbetsgivaren bör förstå arbetets karaktär, vad arbetstagarna gör.

För detta har Palvalin utvecklat ett frågeformulär. Över 40 organisationer runtom Finland har använt sig av SmartWow-verktyget, särskilt för övergången till ett aktivitetsbaserat kontor.

- En lyckad övergång kräver en bra uppfattning om arbetets karaktär och krav. Mätningen har en central roll för att skapa kunskap, som är till stöd för planeringen. Rätt använt hjälper mätningen också ledningen att kommunicera om målen och få arbetstagarna att delta i förändringsprocessen.

Miikka Palvalins doktorsavhandling granskas på fredag vid tekniska och naturvetenskapliga fakulteten vid Tammerfors universitet.

Artikeln är en översättning och bearbetning av "Avokonttoreille on tullut suosittu vaihtoehto, mutta sitäkin käytetään usein väärin: 'Ei tee auvoisaksi kaikissa paikoissa'", skriven av Anu Leena Koskinen.