Trassel när Hangö testade sina nya principer för att hyra ut mark för privata evenemang

Principerna för hur Hangö stad hyr ut sin mark till privata evenemang är inte så tydliga som de borde vara. Det blev klart efter att stadens avtal för att hyra ut området vid Casino ändrades i sista minuten.

Det var i början av året som en privatperson ansökte om att få hyra området framför Casino för en bröllopsfest i månadsskiftet juli-augusti.

I mitten av juni beslöt stadsstyrelsen att det kostar drygt 16 000 euro att hyra det knappt 7 000 kvadratmeter stora strand- och parkområdet framför restaurangen i tre dygns tid.

Kvadratmeterpriset slogs då fast till 0,80 euro.

Priset ska inte vara för lågt

Eftersom det är en ny sak för Hangö att hyra ut sin mark till privata evenemang, har man också arbetat fram principer för hur det hela ska gå till.

Bland annat ska den som ordnar privata evenemang ansöka om lov senast tre månader i förväg. På det sättet vill staden se till att de privata evenemangen inte krockar med allmänna evenemang.

Stadsstyrelsen beslöt också att staden ska hålla en rätt hög prisnivå eftersom det inte är meningen att områden som hör till allmänheten avgränsas för privat bruk för ofta.

- Det handlar inte om välgörenhet från stadens sida eftersom det är områden som Hangöborna normalt strövar på och som är viktiga för Sommarhangö, säger Torbjörn Ekholm (SFP), som är stadsstyrelsens ordförande.

"Fel att ändra sig i ett så sent skede"

Problemet är att avtalet om att hyra ut området vid Casino ändrades strax före evenemanget skulle ske.

Arrangörerna ville krympa området från 6 800 till 2 500 kvadratmeter och förkorta hyrestiden från tre till två dagar.

I det nya avtalet, som direktören för stadens teknik- och miljöförvaltning Jukka Takala gjorde upp, minskade hyresavgiften följaktligen från 16 320 euro till 4 000 euro.

I sig kan beslut av den här typen fattas på tjänstemannanivå, säger Torbjörn Ekholm. Men det är inte okej att det sker i ett så sent skede.

- De hade två månader på sig att komma överens om hur man ska göra, man ska inte ta kontakt några dagar före det ska ske.

Till saken hör att staden var tvungen att ta kontakt med evenemangets arrangör eftersom betalningen inte hade skett inom överenskommen tid.

Först då blev det klart att det hade förts diskussioner om att ändra villkoren för avtalet.

- Det har förekommit någon form av informationsbrist, konstaterar Ekholm.

"Ingen annan ville hyra området"

Jukka Takala är direktör för teknik- och miljöförvaltningen i Hangö och är den som gjorde upp det nya avtalet då han kom tillbaka från sin semester.

Det var när han började utreda varför räkningen inte var betald, som han fick veta att bröllopsarrangören hade fört diskussioner med Takalas ersättare på tekniska verket och med stadsdirektören.

Takala påpekar att han höll sig till det pris som stadsstyrelsen hade slagit fast: 0,80 euro per kvadratmeter och dygn.

Han menar också att olika arrangörer hela tiden justerar sina evenemang och att ingen förlorade något på att avtalet ändrade.

- Jag har inte hört om att någon hade velat komma till samma plats vid den här tidpunkten.

Men på ett principiellt plan och med tanke på att trycket på Hangö är stort, menar du att det är okej att några dagar innan man ska ha sin tillställning ändra på villkoren och meddela att man behöver ett mindre område?

- Inte skulle jag säga att det är okej. Men det som har hänt har hänt. Inte är det roligt förstås. Hangö är så litet och på sommaren är nästan varje kväll reserverad till något. Men vi ska fundera på om vi borde justera reglerna i framtiden.

Tydligare regler behövs

För tillfället har tekniska och miljöverket inte resurser att under veckoslut kontrollera att allt går enligt avtal. Det är en svag punkt, säger Jukka Takala.

- Vi skriver bestämmelser och efteråt får vi höra att de inte har följt dem.

Därför borde man inom staden diskutera om det borde finnas en punkt i regelverket som säger vad som händer om någon inte följer reglerna.

- Kanske det borde finnas en straffavgift eller ersättning om allt går åt skogen!