Kommunernas arkiv en utmaning

Var och hur ska kommunerna i framtiden spara sina papper? Kommunernas arkiv slukar mycket utrymme.

Både i Pargas och Kimiton är arkiven utspridda mellan kommunkanslierna. I Kimitoön finns det arkiv både i Kimito och Dalsbruk, men också i det tomma kommunkansliet i Västanfjärd.
I Pargas har staden slutarkiv i Pargas, Nagu och snart också i Korpo där ett arkiv som bäst byggs i stabshuset.

Papper från 1800-talet

Förvaltningschef Erika Strandberg kan inte uppskatta hur många hyllmeter dokument som finns arkiverade i Kimitoöns kommun, men det handlar om ansenliga mängder. De äldsta dokumenten är från 1800 – talet.

Alla dokument som produceras i en kommun måste inte sparas och det finns regler för hur länge olika papper måste sparas. Men till exempel beslutsprotokoll, löneuträkningar, arbetspasslistor, budgethandlingar, bokslut och så vidare måste sparas i tio år eller mer.

Arkivet inte ett bibliotek

Vill man bekanta sig med ett dokument ur arkivet måste man först ta kontakt med kommunen och förklara vad det är man söker och sedan försöker personalen ta fram det aktuella dokumentet, förklarar Erika Strandberg.

Ingen får bekanta sig med arkiven på egen hand eftersom det bland pappren också finns många sekretessbelagda dokument.

Elektronisk arkivering i framtiden

Finlands arkivverk önskar att kommunerna så småningom övergår till elektronisk arkivering också då det gäller varaktig förvaring av dokument. För att få göra det måste kommunerna ändå göra upp avancerade planer och system och tillsvidare har ingen kommun ännu fått lov att helt övergå till elektronisk arkivering.

Enligt utvecklingschef Raili Oittinen vid Arkivverket skulle elektronisk arkivering bidra till att mängden papper minskade, överförandet av information skulle bli smidigare och det skulle vara lättare för mänskor att hitta dokument.