Hoppa till huvudinnehåll

Sjundeå byter ut papper mot elektronik

Grundtrygghetsnämndens föredragningslista i Sjundeå.
Det går lika bra att läsa listor på skärm. Då behöver de inte skrivas ut. Grundtrygghetsnämndens föredragningslista i Sjundeå. Bild: Yle/Petra Thilman kommunal byråkrati

Sjundeå ska övergå till elektroniska kommunala möten. Det betyder att 67 arbetsskeden blir 29.

De första försöken att leverera elektroniskt material mellan tjänsteman och förtroendevalda ska ske senast den 1 januari.

Kommunen räknar med att det här sparar mycket tid.

De olika arbetsskedena som hör till är bland annat att skriva ut, översätta, posta och kontrollera.

I den redogörelse som har gjorts inför förändringen räknar man med att processen kan gå över 60 timmar snabbare än tidigare.

Hemligt material skickas antingen per brev eller per krypterad e-post.

Långsam postgång

Den utredning kommunen har gjort visar att postgången har varit långsam och har skapat problem för de förtroendevalda.

En del ledamöter har fått listor och material först strax innan mötet.

Elektroniskt material ska inte bara spara tid utan också reda pengar.

Det blir mycket billigare då inget behöver postas eftersom exempelvis endast kopiering av papper för en omfattande föredragningslista kostar cirka 30 euro per styck.

Pengar sparas också då materialet inte mer behöver postas och placeras i kuvert. Olika kontroller minskar också.

Många använder egen utrustning

Kommunen räknar med att det kostar cirka 15 000 euro att övergå till digitala system.

I det ingår allt från en programuppdatering av ett befintligt program och e-postlicenser till installering av program och anskaffning av trådlöst nätverk.

I styrelsens mötesrum ska 14 bärbara datorer placeras.

De kan användas dels av de förtroendevalda och dels av tjänstemännen.

I en enkät som de förtroendevalda fick svara på så uppgav ändå 65 procent att de kommer att använda sina egna läsplattor.

Möjlighet till kommunal adress

De beslutsfattare som vill ha kommunens e-postadress har möjlighet att få den. Då är det förnamn.efternamn@siuntio.fi som gäller. Elva förtroendevalda har uppgett att de inte vill ha kommunens e-postadress.

De olika organen får själva välja om de går över till ett papperslöst system.

Fortsättningsvis ska till exempel fullmäktigematerialet levereras till pappers.

Att inte gå över till elektroniska listor beror främst på tidtabellen för mötena.

Den som i framtiden vill ha listor i pappersformat har också möjlighet att få det men då måste man hämta listan på kommunhuset.

  • Philip Järvenpää fortsätter dominera Vegatoppen

    Jakobstadsmusikern fortfarande etta.

    Inget verkar stoppa Philip Järvenpää som funnits på den finlandssvenska hitlistan sedan början av november 2018. Hur kommer det att gå för veckans nya utmanare, Susann Sonntag och Charlotta Kerbs feat. Es-Ow Diato?

  • Vilda 5 år, unik och finlandssvensk

    Hon är huvudkaraktär i en ny serie som ingår i BUU-klubben.

    Ingen annan erbjuder finlandssvenska tv-serier där finlandssvenska småbarn känner igen sig och hör sitt eget språk. Därför visar BUU-klubben just nu två helt nya sådana: Vilda och Tandfen.

  • Charlotta Kerbs sprider ett medmänskligt budskap

    Aktuell med ny musik i Vegatoppen.

    Charlotta Kerbs är redan ett etablerat namn inom de finlandssvenska musikkretsarna. Hon har samarbetat med namn som Armadis Rama, Rickard Eklund och The Napkins. Nu är Kerbs aktuell med ett nytt intressant projekt.

Läs också

Nyligen publicerat - Västnyland