Hoppa till huvudinnehåll

Experter behöver hjälp med sin tidsanvändning - många kroknar under arbetsbördan

Porträtt på ekonomichef Marika Häggman vid HU.
Marika Häggmans jobb som ekonomichef är stressigt, men hon tycker om jobbet och säger att det också ger energi. Porträtt på ekonomichef Marika Häggman vid HU. Bild: Yle / Berislav Jurisic Helsingfors universitet,marika häggman

Många anställda i expertyrken har problem med sin tidsanvändning, visar en färsk undersökning från Arbetshälsoinstitutet. Arbetstempot är högt och experterna är ständigt nåbara, och oroväckande många får olika psykiska besvär på grund av tidspressen.

Marika Häggman är ekonomichef och förman för ett fem personers controller-team inom förvaltningen vid Helsingfors Universitet. Samtidigt har hon också själv en expertroll, och försöker enligt bästa förmåga balansera mellan sina uppgifter.

- Vi har många förändringar på gång och jag gör hela tiden prioriteringslistor. Förvaltningsreformen förra året har gjort jobbet mera splittrat, men samtidigt är det roligt att få vara med i olika utvecklingsprojekt. Det gör jobbet mycket intressantare, säger Häggman.

Hälften av experterna upplever att de inte har tid att göra sitt jobb så bra som de vill.

Häggman har flexibel arbetstid och ibland blir arbetsdagarna långa. Under fjolåret genomgick universitetet också omfattande samarbetsförhandlingar och det har bidragit till att jobbet är ännu mera hektiskt än tidigare.

- Visst är det mycket att göra, men jag tycker om mitt jobb och ser att förändringarna går åt rätt håll. Hittills har jag upplevt mest positiv stress och inte så mycket av den negativa, skadliga stressen, säger Häggman.

Många experter känner kraftlöshet, trötthet och retlighet

Arbetshälsoinstitutet har i ett stort projekt fokuserat på hur experter använder sin arbetstid, och forskningen visar att mångas tidsanvändning är fragmentarisk och att kvaliteten på arbetet därför lider. Majoriteten av experterna tycker att de har alltför många överlappande uppgifter och att arbetet hopar sig. Hälften av experterna upplever att de inte har tid att göra sitt jobb så bra som de vill.

Porträtt på forskaren Kirsi Yli-Kaitala vid Arbetshälsoinstitutet.
Kirsi Yli-Kaitala , forskare vid Arbetshälsoinstitutet, säger att många får skuldkänslor i onödan för att de inte hinner med allt på jobbet. Porträtt på forskaren Kirsi Yli-Kaitala vid Arbetshälsoinstitutet. Bild: Yle arbetshälsoinstitutet,kirsi yli-kaitala

Experternas jobb har blivit allt mer splittrat och deras tidsschema påverkas av olika projekt, möten, kunder och förändringar i organisationen. Nästan alla uppger att de ständigt är nåbara, via telefon och e-post. Tidspressen gör att många blir trötta och inte hinner återhämta sig.

- Experterna har oroväckande många psykiska symptom. De känner kraftlöshet, trötthet, retlighet och har problem med insomningen och koncentrationen. Alla de här symptomen har en klar koppling till olika problem med tidsanvändningen, säger Kirsi Yli-Kaitala, forskare vid Arbetshälsoinstitutet.

(artikeln fortsätter efter faktarutan)

Projektet Tidsanvändning i expertyrken visar:

  • 78 % stötte ofta på överraskningar och oförutsedda uppgifter i arbetet.
  • 55 % måste ofta ändra på sina planer.
  • 25 % upplever att det är svårt att planera hur länge det tar att göra en uppgift.
  • 90 % av experterna är ständigt nåbara via e-post och telefon.
  • 62 % försöker göra många saker samtidigt.

Arbetshälsoinstitutets forskare samlade in uppgifter för projektet Tidsanvändning i expertyrken (2014-2016) via enkäter, intervjuer och nationella register.

Förmannen borde ta större ansvar för tidsanvändningen

Anställda i expertyrken förväntas själva kunna ta ansvar för sin tidsanvändning. Just nu är det också populärt med olika kurser och metoder som utvecklar förmågan att använda arbetstiden effektivt.

- Här borde det ske en förändring. Ansvaret för tidsanvändningen borde inte ligga på den enskilda arbetstagaren, utan hos förmannen och hela organisationen. Vår forskning visar att om experten fick stöd av sin förman i tidsanvändningsfrågor, så klarade experten bättre av att handskas med sin tid, säger Yli-Kaitala.

En grupp kollegor har möte runt ett kaffebord.
Teknologin har underlättat och gjort jobbet flexiblare - men samtidigt har också de tekniska problemen och arbetsmängden ökat. En grupp kollegor har möte runt ett kaffebord. Bild: CC0 kollegor

Yli-Kaitala tipsar om att organisationerna borde tydliggöra vad som är kärnverksamhet och fokusera på det. Ibland är experternas arbetsbeskrivningar så breda att det är omöjligt att hinna med alla uppgifter, och då är det förmannens uppgift att hjälpa att prioritera bort en del av uppgifterna.

- Samtidigt måste man också inse att ingen kan ha full kontroll över sin tidsanvändning och att det inte heller är något att sträva efter, säger Yli-Kaitala.

Stressen i arbetslivet avtar inte

Marika Häggman har funderat mycket på hur hon ska få en bra balans mellan sina arbetsuppgifter. Gärna skulle hon använda mera tid på att vara förman, men då skulle de övriga uppgifterna påverkas negativt.

Stressen blir en del av den normala dagen. Sedan måste man bara lära sig att släppa den när man går hem.

- Min egen förman är bra. Vi diskuterar varje månad och hon är bra på att sparra och uppmuntra och ofta hjälper hon också att prioritera arbetsuppgifterna, säger Häggman.

Häggman påpekar också att det är viktigt att ta hand om sig själv för att orka med jobbet.

- Om man jobbar till klockan 22 så börjar man följande morgon med att korrigera det man gjorde kvällen innan. Om man inte tar hand om sig själv och till exempel idrottar, så kan man inte heller sköta sitt jobb bra.

Nästan en femtedel av finländarna jobbar i olika expertroller och i framtiden förutspås andelen öka ytterligare. Enligt Arbetshälsoinstitutet kommer två av tre finländare att få kämpa med betydande tidsanvändningsproblem. Också Häggman tror att arbetslivet kommer att fortsätta vara stressigt.

- Jobbets natur ändrar och vi får mera automatisering och nya system, och vi måste lära oss att förstå systemen. Men stressen finns nog där också och blir en del av den normala dagen. Sedan måste man bara lära sig att släppa den när man går hem, säger Häggman.

Som en del av forskningsprojektet kring tidsanvändning har Arbetshälsoinstitutet publicerat handboken Fokus på arbetstiden (på finska) med konkreta tips för arbetsplatserna.

Läs också

Nyligen publicerat - Inrikes