Hoppa till huvudinnehåll

Nytt nationellt bokföringssystem blev dyr affär för Närpes församling

En vit kyrka med svart tak.
En vit kyrka med svart tak. Bild: Yle/Juho Karlsson Närpes,kyrka,Österbotten,Närpes kyrka

Närpes församling fick tilläggskostnader på 16 000 euro på ett år efter att man tvingades gå med i kyrkans bokföringssystem, Kipa. Tanken var att spara både pengar och resurser, men det har inte skett.

Kyrkans servicecenter, Kipa, har funnits redan i drygt tio år. Efter en övergångsperiod på några år tvingades alla evangelisk lutherska församlingar i Finland gå med i systemet från och med 2017.

Närpes församling var en av dem som väntade in i det sista att gå med i systemet.

- Vi hade egna system i många år och som vi förstås hade bra kännedom av och vi tyckte att vi hade fullständig kontroll på saker och ting. Det var en av orsakerna till att åtminstone jag var väldigt skeptisk då vi skulle in i det här nya systemet, säger ekonomichefen Kjell Storgeust.

En man med glasögon sitter invid en vit vägg.
Kjell Storgeust En man med glasögon sitter invid en vit vägg. Bild: Yle/Juho Karlsson Närpes,Österbotten,ekonomi,församling,Närpes församling,Kjell Storgeust

Och med facit på hand, fanns det all orsak att vara skeptisk. Kostnaderna för församlingen har ökat och inte har man kunnat spara i personalresurser heller.

- Jag tycker att bokföringsbiten och fakturahanteringen har fungerat riktigt okej, medan personalförvaltningssystemet fortsättningsvis är omständigt och vi hamnar jobba lika mycket själva nu med det nya systemet som vi gjorde med vårt egna.

Tanken var att spara på resurser, men det har inte skett?

- Nej, vi har inte alls ändrat på personalstyrkan och det är inget ännu som tyder på att vi skulle ha mindre jobb på ekonomikontoret.

- Vi är två personer som är väldigt mycket bundna vid datorn med fakturahanteringen och med att kontosätta räkningar. Jag tycker inte tiden har minskat bara sättet hur vi utför det. Vi är mera databundna nu än vi var tidigare.

Krångligt system

Notarien Linus Stråhlman på Borgå domkapitel håller med om att kostnaderna har blivit större än vad man räknat med.

- Tanken var ju god från början att alla ska ha samma system och man skulle kunna spara i personalresurser eller frigöra arbetstid för andra uppgifter, säger han.

- Men i praktiken har det varit mycket krångligare och man har inte kunnat förverkliga det i den grad som utlovades i början.

Kipa erbjuder alltså tjänster inom bokföring och löneräkning och församlingarna betalar sedan för de tjänsterna.

Det är kyrkostyrelsen som ansvarar för Kipa och Stråhlman hoppas de kan lösa problemen.

- Systemet har redan kostat så pass mycket och det har lagts ner så mycket arbete på det så det är väldigt dumt att överge det i det här skedet. Smartare skulle vara att försöka få det att fungera så bra som möjligt.

- Man håller nog på och funderar inom Kipa, församlingarna och Kyrkostyrelsen vad man skulle kunna göra för att åtgärda det här. Men det har inte ännu fattats några officiella beslut eller åtgärder.

Kipa: Det tar tid

På Kipa säger direktör Sami Savilaakso att meningen har varit att koncentrera vissa uppgifter till Kyrkans servicecenter. Detta ska leda till en mindre arbetsmängd ute i församlingarna.

- Det tar tid innan församlingarna tar till sig de nya arbetsmetoderna och ser resultatet av effektiveringen. Ofta är det så att man kör de nya och de gamla metoderna sida vid sida en stund, säger Savilaakso.

Enligt Savilaakso har en del församlingar gett respons om att det nya systemet inte sparat pengar. Men det finns också församlingar som lyckats minska på kostnaderna.

Artikeln uppdaterad 4.4 kl. 15.55 med Sami Savilaaksos kommentarer

Läs också

Nyligen publicerat - Österbotten