Hoppa till huvudinnehåll

Tre Lovisabor håller stadens förvaltning sysselsatt – de står för över hälften av all begäran om handlingar

Armar som bär olika mappar.
Armar som bär olika mappar. Bild: Most Photos/Anetlanda dokument,förvaring

Staden har kartlagt den arbetsmängd som går åt till klagomål, besvär och begäranden om handlingar. Arbetsmängden motsvarar en halvtidstjänst.

På initiativ av stadsdirektör Jan D. Oker-Blom har Lovisa stad utrett hur mycket av tjänstemännens arbetstid som går åt till att lämna ut handlingar samt svara på förfrågningar och besvär.

Utredningen gav enligt stadsdirektören en hel del intressanta uppgifter.

- Främst ser vi att det här tar ganska mycket tid. Det motsvarar en halvdagsanställd. Dessutom görs jobbet av högt avlönade chefer och direktörer, så kostnaderna är betydande.

Lovisa rådhus i motljus.
Besvär och begäran handlingar sätter press på Lovisa stads personal. Lovisa rådhus i motljus. Bild: Yle/Mikael Kokkola Lovisa,lovisa stadshus

170 klagomål

Under en tidsrymd på två år, från juni 2016 till maj 2019, inlämnades 170 klagomål och andra besvär, samt över 70 begäranden om handlingar.

I tid mätt rör det sig enligt utredningen om 1 577 timmar, vilket motsvarar 42 arbetsveckor.

- Det mest iögonfallande är att det inte är fråga om ett allmänt missnöje bland Lovisaborna. Spetsen är ganska smal, då det är fråga om tre personer som står för en majoritet av begäran om dokument och information.

Vilka de tre Lovisaborna är vill stadsdirektör Jan D. Oker-Blom inte uppge.

- Det bekymrar mig lite varför dessa tre personer hyser en så här pass bred och stor oro över hur staden sköts.

Enligt offentlighetslagen ska en myndighet inom två veckor lämna ut information om en offentlig handling. Är begäran ovanligt arbetsdryg får det ta högst en månad.

- I nästan alla fall har vi klarat den tidsram som lagen kräver, även om den är ganska sträng.

En man i kostym sitter på en skrivbordsstol. Bakom honom syns tavlor och vimplar.
Stadsdirektör Jan D. Oker-Blom var den som ville utreda hur mycket kommuninvånarnas begäran om information kostar staden i arbetstimmar. En man i kostym sitter på en skrivbordsstol. Bakom honom syns tavlor och vimplar. Bild: Yle/Leo Gammals Jan D Oker-Blom,Lovisa,stadsdirektörer

Jan D. Oker-Blom säger att Lovisa stad har försökt få till stånd en dialog med de tre personerna, som tillsammans svarar för 63 procent av alla begäranden av handlingar.

- Vi har inte lyckats skapa en sådan fruktsam dialog med dem, som skulle gå ut på att direkt ta kontakt med mig för att diskutera och få svar på frågor.

Söker flexibel lösning

- Viss information kunde jag direkt ge muntligt och då kunde vi flexibelt komma vidare till vad som eventuellt kunde göras eller skötas annorlunda, för att undvika att man så ofta behöver gå den formella vägen.

De tre aktiva Lovisaborna begär ofta enligt Oker-Blom en väldigt bred information från väldigt varierande områden.

- Om man frågar om stora helheter uppstår behovet att skapa ett helt nytt dokument, något som vi snabbt har gjort, trots att lagen skulle ge oss längre tid då det inte handlar om dokument som färdigt finns i arkiven.

Det blir komplicerat då man frågar om vad allt som har beslutats angående minskningen av koldioxidutsläpp i Lovisa under tjugohundratalet― Jan D. Oker-Blom, stadsdirektör

Som ett exempel på hur en bred informationsbegäran kan vara formulerad nämner Jan D. Oker-Blom följande:

- Det blir komplicerat då man frågar om vad allt som har beslutats angående minskningen av koldioxidutsläpp i Lovisa under tjugohundratalet. Med en sådan begäran blir det fråga om att sammanställa ett väldigt omfattande dokument.

Trots den arbetsbörda som uppstår anser stadsdirektören inte att staden i det här skedet kan anslå tilläggsresurser för att svara på alla förfrågningar.

- Det betyder i praktiken att många andra uppgifter, som också är viktiga, sätts åt sidan för att snabbt ta sig an en begäran och leverera den i tid.

Läs också

Nyligen publicerat - Östnyland