Hoppa till huvudinnehåll

Ny digitaliseringsmyndighet har svårigheter med sin egen digitalisering – här sitter kunderna och väntar

Kunder som väntar.
International House Helsinki i Helsingfors är ett av tiotals ställen där Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) tar emot kunder. Här verkar också några andra myndigheter men de flesta köar till MDB. Kunder som väntar. Bild: Yle/Niklas Fagerström porträtt,Helsinki International House

Magistraterna och Befolkningsregistercentralen slogs vid årsskiftet ihop till en enda nationell myndighet. Trots att man förberett sig länge så har fusionen fått negativa konsekvenser för många kunder.

Lång väntan i kundtjänsten och också betydligt längre handläggningstider för olika ärenden. Det är verklighet vid nya Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB).

Det tar mycket längre tid än normalt att få intyg från befolkningsregistret – till exempel födelseintyg, hemvistintyg, civilståndsintyg, äktenskapsintyg och levnadsintyg. Det ska normalt ta 2–5 arbetsdagar, men räcker nu ungefär en månad.

Köerna till registreringen av utlänningar är nu två månader, istället för två veckor såsom myndigheten officiellt siktar på. I den här registreringen förekom det ändå vissa köer också före årsskiftet.

Köer till MDB i Helsingfors.
Köer till MDB i lokalen International House Helsinki i Helsingfors denna vecka. Köer till MDB i Helsingfors. Bild: Yle/Niklas Fagerström magistrater

Registreringarna av adressändringar gick långsamt förra månaden, men enligt myndigheten löper de här registreringarna smidigt för tillfället.

Som invånare i Finland kan du nu vända dig till vilket MDB-kontor som helst och ditt ärende behandlas sedan på någon av de 35 orter där myndigheten verkar.

– I praktiken betyder det att vi måste digitalisera de här processerna som har varit hemskt mycket på papper tidigare. Och det är det som tar sin tid att få att fungera, berättar kommunikations- och marknadsföringsdirektör Liinu Lehto.

Flera olika myndighetsblanketter.
De tidigare Magistraterna hade många pappersblanketter, och MDB har det fortfarande. Flera olika myndighetsblanketter. Bild: Yle/Niklas Fagerström papper

Det gäller till exempel för myndigheten att få datasystemen att fungera tillsammans och att förstå hur det lönar sig att jobba.

– Fastän man funderar och planerar i förväg hur det ska gå till så kan man inte veta exakt när systemen börjar fungera, hur de fungerar sinsemellan och hur personalen hänger med, säger Lehto.

Porträtt på kommunikations- och marknadsföringsdirektör Liinu Lehto
Liinu Lehto är kommunikations- och marknadsföringsdirektör på den nya digitaliseringsmyndigheten. Porträtt på kommunikations- och marknadsföringsdirektör Liinu Lehto Bild: Yle/Niklas Fagerström porträtt,Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata

Släktutredningar ytterligare ett exempel

Dessutom är handläggningstiden för att få släktutredningar lång. Svenska Yle känner till ett färskt fall där det räckte mer än sex veckor trots att det borde ha tagit maximalt fyra veckor.

En släktutredning behövs till exempel efter att en anhörig har dött, när man ska göra upp en bouppteckning. Det ska ske inom tre månader efter dödsfallet.

En person som Svenska Yle har talat med berättar att handläggaren vid digitaliseringsmyndigheten hade beklagat situationen och hänvisat till att det inte fanns tillräckligt med personal för att kunna behandla personens släktutredning i vanlig takt.

Lehto dementerar att det skulle vara problemet.

– Vi har nog personal för det här projektet. Det har kommit extra personal efter fusionen så det borde lyckas.

Cirka 900 personer jobbar för digitaliseringsmyndigheten.

Lehto betonar istället att processerna är nya och har visat sig vara mer tidskrävande.

– Arbetet har tagit längre tid. Processerna har inte varit så smidiga som vi hade tänkt.

"För många har dött på sistone"

Personen som försökte få en släktutredning vände sig på nytt till er myndighet för att fråga varför ärendet räckte så länge att handlägga och fick då ett nytt svar: att "för många har dött på sistone." Hur kommenterar du det?

– Jag kan inte säga om det stämmer eller inte. Det borde man kolla i våra system, kommenterar Liinu Lehto överraskat.

Svenska Yle har kollat upp saken och åtminstone enligt uppgifter från Statistikcentralen var det inte fler som dog i slutet av år 2019 jämfört med samma period året innan – det var färre.

Lehto bekräftar också en dag efter intervjun att myndigheten inte känner till att det skulle ha skett någon större ökning av dödsfall på sistone. Det verkar alltså som att handläggaren kom med en bortförklaring.

Köerna blir nu kortare

Lehto tillägger dessutom att personalen har jobbat flitigt och att ledningen har lyssnat på den feedback som både anställda och kunder ger.

– Vi i ledningsgruppen, vi har hela tiden koll på läget. Och vi tror på att läget ska normalisera sig efter det första kvartalet.

Med andra ord borde kötiderna och handläggningstiderna återgå till det normala någon gång efter mars månad i år.

Sedan några dagar tillbaka lyckas myndigheten behandla ärenden i snabbare takt än de kommer in, vilket innebär att köerna sakta blir kortare.

Liinu Lehto vill tona ned kritiken mot den nya myndighetens processer.

– Det som åtminstone är roligt och positivt är att vi är en kärleksmyndighet också. Vigslar sker i vår myndighet och så här i februari finns det många särskilda datum, såsom 20.02.2020.

Tanken med den nya digitaliseringsmyndigheten är bland annat att främja digitaliseringen av samhället.

Artikeln korrigerades 17:02 då meningen om 100 extra personer togs bort eftersom de inte enbart jobbar med fusionen utan också som bl.a. allmän rusningshjälp.

Läs också

Nyligen publicerat - Inrikes