Hoppa till huvudinnehåll

Armlängds avstånd eller onlinedistans? Sjundeå bokar stora mötesrum, Raseborg måste ändra stadgan och Ingå träffas på nätet

Lähikuva: mies työskentelee etänä kannettavalla tietokoneella.
De västnyländska kommunernas förtroendevalda kommer sannolikt få vänja sig vid elektroniska distansmöten under coronaepidemin. Lähikuva: mies työskentelee etänä kannettavalla tietokoneella. Bild: Eleni Paspatis / Yle coronavirus,Förkylning,hygien (renlighet),virussjukdomar,COVID-19,smittsamma sjukdomar,infektionssjukdomar,infektioner,virus,mikrober,influensa,Wuhan-coronavirus,distansarbete,arbete,hörlurar,bärbara datorer,bildskärmsarbete,distansmöten,IT-branschen,datasäkerhet,hackare,hackande (databehandling),dataintrång,databehandling

Att ta beslut om allt från vägar och bryggor till daghem och fastigheter i coronatider kräver nya kommunikationslösningar av kommunerna. I Ingå ordnar man redan nu möten via videosamtal online medan man i de andra kommunerna ännu inte har lyckats ordna distansmöten.

I Ingå höll kommunstyrelsen möte på distans i måndags (23.3).

- Det fungerade otroligt bra. Inte hade vi egentligen några problem med beslutsfattandet och inte heller jag med protokollskrivningen, säger förvaltningschef Eija Taskinen.

Via ett kommunikationssystem på nätet kunde beslutsfattarna diskutera med varandra.

- Man hör varandras röster, ser varandra via kameran och man kan skriva meddelanden till varandra via chatten.

Öppna Instagram-inlägget

I Ingå har de förtroendevalda fått surfplattor av kommunen vilket underlättar distansmöten. Alla nämnder finns redan insatta i kommunikationssystemet och det första distansmötet höll revisionsnämnden i fredags.

- De hade ett så kallat testmöte en dag före det egentliga mötet, säger Taskinen.

Beslut om distansmöte saknas i vissa kommuner

Lojo och Raseborgs förvaltningsstadgar gör att det inte i nuläge är möjligt att ordna elektroniska möten. Det krävs beslut av stadsfullmäktige innan distansmöten på nätet ens är möjliga.

I Lojo ordnas fullmäktigemötet på onsdag (25.3) och undantagsvis i sportcentret Tennari där de förtroendevalda kan sitta längre ifrån varandra.

- Vi vet inte hur snabbt efter fullmäktiges beslut som det är möjligt att förverkliga distansmöten men tillståndssektionern vid nämnden för attraktionskraft kommer sannolikt att vara den första sektionen att prova elektroniska möten. Sektionen har endast fem medlemmar så den är en bra försöksobjekt, säger stadsjurist Mikko Kousmanen på Lojo stad.

Lojo stadshus på sommaren
Elektroniska möten blir aktuella då färre människor ska röra sig i stadshuset i Lojo. Lojo stadshus på sommaren Bild: YLE / Linus Westerlund Lojo,Västnyland,stadshus,lojo stadshus

Det finns också många tekniska frågor som ännu är oklara för Lojos del.

I Raseborg kommer det ännu räcka ett par veckor innan elektroniska möten kan ordnas. Först måste stadsstyrelsen föreslå att fullmäktige ändrar förvaltningsstadgan. Den 6 april kan fullmäktige sedan godkänna förslaget

Har ni redan ett system för hur ni ska ordna mötena?

- Jo, vi har redan haft några arbetsintervjuer och lite andra möten på distans. Det är nu frågan om formella möten som det måste finnas stadgar om. Nästan alla andra möten har redan nu skötts på distans, säger stadsstyrelsens ordförande Anders Walls (SFP) i Raseborg.

Ansiktet av en man i glasögon.
Anders Walls sitter på posten som stadsstyrelsens ordförande i Raseborg. Ansiktet av en man i glasögon. Bild: Pia Santonen / Yle stadsstyrelser,Raseborg,anders walls

De möten som ordnas före fullmäktiges beslut kommer att ordnas i större utrymmen. I dem deltar endast de tjänstemän som måste vara på plats och kallas in till mötet då deras paragraf är aktuell, förklarar Walls.

- Vi har från presidiet i styrelsen och fullmäktige bett grupperna att på förhand diskutera ärendena så att det inte blir så väldigt långa diskussioner på själva mötet, säger Walls.

Hangö och Sjundeå utreder och ser risker

I Hangö och Sjundeå kan man redan nu ordna distansmöten, men arbetet med hur man praktiskt ska utföra möten på distans är ännu oklart för kommunerna.

- Nu kartlägger man möjligheter att få det tekniskt att fungera för att kunna hålla möten på distans. Vi har ännu inte riktigt den tekniken, men utredningar görs som bäst för brinnkära livet, säger Sjundeås kommunstyrelseordförande Merja Laaksonen (SFP).

- Om man ska ha till exempel styrelse- och nämndmöten måste det finnas garantier för att mötena hålls konfidentiella och att man har kontakt så att man ser varandra. Och att man sitter ensam i det rummet eftersom de är konfidentiella, tillägger hon.

Merja Laaksonen vid de tillfälliga skolbarackerna i Sjundeå, näst intill Aleksis Kiven koulu och bakom kommunhuset.
Merja Laaksonen säger att Sjundeå ännu ordnar möten men att man då ser till att inte skaka hand och hålla tillräckligt avstånd. Merja Laaksonen vid de tillfälliga skolbarackerna i Sjundeå, näst intill Aleksis Kiven koulu och bakom kommunhuset. Bild: Sofia Kajander / Yle Västnyland,Sjundeå,kommunstyrelser,sjundeå kommunstyrelseordförande

Ingå kommuns förvaltningschef Eija Taskinen säger att man i Ingå använder ett system där de som inte hör till systemgrupperna inte kommer åt informationen.

Man förlitar sig på att förtroendevalda följer sitt tjänsteansvar och de har fått instruktioner för hur mötena ska göras.

I Hangö jobbar man precis som i Sjundeå ännu med hur man ska förverkliga distansmöten.

- Utmaningen är hur man ska förverkliga elektroniska mötesarrangemang så att samtliga deltagare ser och hör och är på plats. Datasäkerheten och -skyddet ska också vara beaktade. Det är kanske inte den lättaste saken, säger Lasse Tallqvist, kanslichef på Hangö stad.

Hangö stadshus, fullmäktigesalen
När man löst de tekniska utmaningarna kommer mötessalarna blir tommare i Hangö. Hangö stadshus, fullmäktigesalen Bild: Yle/Maria Wasström Västnyland,Hangö,hangö stadshus

Grundtrygghetsnämnden i Hangö ska prova hålla ett elektroniskt distansmöte under de kommande dagarna. Även stadsstyrelsens möte kan bli elektroniskt på måndag (30.3), men först vill man se över de tekniska utmaningarna.

- Mycket arbete har vi på gång med att utreda så att de kan förverkligas på ett sådant sätt att det följer lagens krav.

- Till exempel telefonmöten är inte tillåtna, säger Tallqvist.

Under förra veckan hölls fortfarande nämndmöten som normalt i Sjundeå.

- Man satt ju naturligtvis så långt ifrån varandra som möjligt.

- Redan för två veckor sedan slutade vi ta varandra i hand, säger Merja Laaksonen.

En del ärenden skjuts upp

Framöver försöker man i Sjundeå bara ordna möten som är nödvändiga. Mindre akuta ärenden kan diskuteras när en hållbarare lösning finns för hur man ska kommunicera säkert.

- Jag har annullerat ett kommittémöte gällande hederstecken eftersom det inte är nödvändigt att hålla det nu.

- Om vi måste ha något möte så håller vi det i större lokaler där man verkligen kan placera sig glest, säger hon.

Till exempel kommer följande styrelsemöte att hållas i mötesrummet i allaktivitetshallen istället för kommunstyrelsens mötesrum.

Ett rum med två stora fönster. I rummet står flera bord med stolar brevid.
Allaktivitetshallens mötesrum är större än kommunstyrelsens vanliga rum. Ett rum med två stora fönster. I rummet står flera bord med stolar brevid. Bild: Yle/Malin Valtonen folksam arena,Sjundeå

I Hangö vill man precis som i Sjundeå se över vilka ärenden som behöver diskuteras just nu och vilka som kan vänta. Båda kommunerna betonar att man nog satsar på att hitta elektroniska lösningar.

Distanslösningar behövliga

Regeringen konstaterade redan tidigare att ledamöter som är 70+ får delta i kommunala möten, trots att de annars ska undvika att träffa människor.

Även om regeringens begränsningar inte berör kommunalt beslutsfattande så kommer man säkert att beakta dem, tror Tallqvist.

- Knappast är det önskvärt att under rådande omständigheter kalla in 30-40 personer till samma rum där kanske en del är över 70 år. Det gäller nu att lite kartlägga läget och vilka ärenden som är behövliga att behandla just nu. På så vis kan vi föra framåt vardagen, säger Tallqvist.

Hand som lägger en röstningslapp i en urna.
Hur fullmäktige ska ordna sina möten kommer vara en svår fråga att lösa. Hand som lägger en röstningslapp i en urna. Bild: Yle/Malin Valtonen stadsdirektörsval i hangö

Merja Laaksonen betonar att man nog utreder hur man ska kunna delta på distans. Innan dess är det upp till var och en av de förtroendevalda att bestämma om de deltar.

- Man kan ju alltid kalla sin ersättare om man på grund av sin egen ålder eller fysiska skäl, till exempel sjukdomar, vill undvika mötet. Om det sedan inte fungerar så då är den platsen tom.

Beslut görs i vanlig ordning

I de västnyländska kommunerna tror man inte att beslutsfattandet kommer att påverkas nämnvärt på ett sätt som påverkar invånarna.

- Det finns ingen orsak att pausa klockan och vänta ut den här situationen. Det finns många avdelningar som kan jobba på distans och på det sättet inte är så berörda av den här pandemin i sitt dagliga arbete, säger Walls.

Fullmäktigemöten vållar problem

Hur man ska lösa stora möten som är offentliga såsom fullmäktigemöten är en annan femma för kommunerna.

Att ordna distansmöten för stadsfullmäktiges 51 medlemmar tror Lojos stadsjurist Mikko Kousmanen att skulle vara en rejäl ansträngning.

- Anslutningarna måste fungera. Kommunallagen ska tolkas så att om en deltagares anslutning bryts måste man vänta på att anslutningen kommer tillbaka innan mötet kan fortsätta, säger Lojos Mikko Kousmanen.

Regeringens ministrar står bakom talarpodier.
Regeringen har kommit med rekommendationer om att 70-åringar ska hålla sig hemma. Det gäller ändå inte förtroendevalda Regeringens ministrar står bakom talarpodier. Bild: Petteri Bülow / Yle coronavirus,Wuhan-coronavirus,coronavirusutbrottet 2020–2021 i Finland,Regeringen Marin

Kommunallagen har inte åsidosatts i samband med regeringens undantagsbeslut. Det finns inte nödvändigtvis tillräckliga it-resurser i kommunerna för att uppfylla kraven.

Ingen av kommunerna har ännu hunnit lösa hur man ska ordna fullmäktigemöten.

- Den här veckan har varit så febril att fullmäktigemötena tar vi sedan lite senare. Först måste vi få distansarbetet och de här mötena på distans att fungera, så nu får vi pusta ut, säger Ingås förvaltningschef Eija Taskinen.

Större tjänstemannaansvar inte aktuellt

Ingen av kommunerna har några planer på att öka tjänstemännens ansvar, utan den nuvarande ansvarsfördelningen är den som kommunerna sannolikt kommer att fortsätta med.

I Sjundeå skulle man under tisdagen hålla ett möte om coronaläget, men några planer på att ge mera beslutsrätt åt tjänstemännen fanns inte åtminstone tidigare under tisdagen (24.3).

I Raseborg har många frågor redan tidigare delegerats till tjänstemännen.

- Sådana här vanliga, löpande ärenden så är det väldigt få som det behövs politiska organs beslut om. Därför ser vi inte något behov i det här skedet att öka på den här delegeringen, förklarar stadsstyrelsens ordförande Anders Walls.

Distansmöten kräver hänsyn

Vid distansmöten är det viktigt att ta hänsyn till varandra och följa de anvisningar som gäller.

- Man pratar inte på varandra, utan man får taltur via chatten. När ordföranden sedan ger taltur så har alla andra mikrofonerna avstängda så att det inte uppstår bakgrundsljud.

- Det krävs att ordföranden är noggrann, ger taltur och följer med i chatten och föredragningslistan och lyssnar, säger Ingås Eija Taskinen.

Det här kan vara en skuff in i den digitala mötesåldern.― Anders Walls, ordförande för stadsstyrelsen i Raseborg.

Det krävs också att man övar. Förvaltningschefen i Ingå kontaktade alla kommunstyrelsemedlemmar veckan innan för att testa mötessystemet.

- Vi provade hur väl de lyckas logga in och på det sättet var vi på säkra sidan med att alla faktiskt har möjlighet att delta så som det är meningen.

I de flesta västnyländska kommuner tror man att den tekniska biten inte nödvändigtvis blir svår för de förtroendevalda.

Många är vana vid datorer och pappersfria möten, men man är medveten om att undervisning i hur man använder programmen kan behövas.

- Människor måste lära sig att använda dem. Att bara meddela att de ska öppna surfplattan vid ett visst tillfälle räcker inte utan man måste på förhand ha garantier på att alla vet hur man använder den, säger Hangös Lasse Tallqvist.

En person jobbar på sin laptop vid sitt matbord.
En person jobbar på sin laptop vid sitt matbord. Bild: Niko Mannonen / Yle distansarbete

Raseborgs stadsstyrelses ordförande Anders Walls tror att det nuvarande behovet av distansmöten inte behöver vara något dramatiskt.

- Det här kan vara en skuff in i den digitala mötesåldern. Jag tror att det skulle ha kommit mera av sig självt också, och nu är det helt klart ett behov som tar i bruk de här lösningarna.