Hoppa till huvudinnehåll

Digiträning: Möte på distans? Så väljer du rätt verktyg för möten online

En kvinna har distansmöte.
En kvinna har distansmöte. Videokonferens

I dessa dagar kan du behöva mötas på distans antingen för jobbet eller privat. Här kan du lära dig hur distansmöten via internet fungerar och vilka verktyg som finns för att ordna möten på distans.

Det finns en mängd olika verktyg eller program för distansmöten. Den här Digiträningen presenterar de vanligaste programmen. Alla fungerar på såväl dator och surfplatta som telefon.

Använder du en dator eller en mobilapparat?

  • För datorer har programmen ofta en egen desktopversion. Du hittar den när du skriver in namnet på programmet i din browser.
  • Med en mobilapparat är det behändigast att ladda ner programmets app från appbutiken.

Rätt verktyg för ett visst ändamål

Erbjuder din arbetsgivare en viss plattform för distansmöten? Då lönar det dig att använda den. Be om att få en introduktion av programmet du förväntas använda.

Men det kan också finnas andra tillfällen då man behöver mötas på distans - från hobbygrupper till klassträffar eller födelsedagsfiranden på distans.

Om du själv ska sammankalla ett möte eller en träff, ska du först kartlägga vilket program eller vilken app som passar bäst för ändamålet.

  • Hur många ska delta?
  • Vad ska ni göra?
  • Räcker det att ni kan prata? Eller ska ni också till exempel bearbeta dokument tillsammans?

Tänk på hurdan information deltagare vill dela

När du väljer verktyg är det bra att ta i beaktande hurdan information deltagarna är beredda att dela om sig själva.

Till exempel Whatsapp-grupper visar alla deltagares telefonnummer. Om det här inte fungerar ur ett integritetsperspektiv, är Whatsapp inte det bästa alternativet.

Alla verktyg förutsätter att du har en internetförbindelse. Din dator måste med andra ord vara uppkopplad till nätet. Om du deltar i mötet med en telefon eller en surfplatta, måste de vara kopplade till ett wifi-nätverk eller använda mobildata (liksom 4G).

Vill ni se varandra?

Om svaret är nej, räcker det att ni kan kommunicera med varandra enbart med text eller ljud.

Många tjänster för snabbmeddelanden, som Whatsapp och Facebook Messenger, erbjuder gratis gruppsamtal. Då ska alla samtidigt vara inne i samma tjänst.

Det är praktiskt att chatta i grupp antingen med just Whatsapp eller Facebook Messenger.

Chatta med FB Messenger
Att skapa en gruppchatt med Facebook Messenger är inte svårt. Välj "Skapa en ny grupp" när du ska skriva ett nytt meddelande. Välj deltagare, namnge gruppen och chatta loss. Chatta med FB Messenger Facebook Messenger

Ett annat alternativ för att chatta i grupp är Googles Hangouts Chat. Det är en app där du kan slänga kommentarer snabbare än per e-post. Mer om Google Hangouts senare.

Behöver ni redigera ett dokument tillsammans? Också det lyckas på distans.

Med hjälp av till exempel Googles molntjänst Drive kan alla med rättigheter bearbeta ett dokument. Flera människor kan alltså redigera ett dokument, en tabell eller en presentation samtidigt. Förändringarna sparas automatiskt i realtid.

Nå alla Googles gratistjänster med ett och samma konto

Det här vet du antagligen redan: Om du har ett Gmail e-postkonto eller ett Youtube-konto, har du automatiskt också ett Google-konto.

Du når alla Googles andra appar med samma konto: Drive, Hangouts, Hangouts Meet och Hangouts Chat.

Googles appar
När du är inloggad hittar du alla Googles appar bakom ikonen med de nio punkterna i balken högst upp. Googles appar google

Om ni vill se varandra

Distansmöten blir mer som verkliga möten om deltagarna kan se varandra. Då talar man om ett videomöten.

För att hålla ett videomöte behöver du en dator eller en telefon med kamera och mikrofon.

Om du har en bordsdator kan du behöva en separat kamera. Mindre apparater, som bärbara datorer - och naturligtvis telefoner - har inbyggd kamera och mikrofon.

När du inleder ditt första videosamtal, frågar din apparat om tillstånd att använda kamera och mikrofon. Det ska du ge tillstånd till. Med vissa apparater kan du välja att enbart ge tillstånd när själva appen är i bruk.

Familj med padda
Ring videosamtal om du inte kan träffa släkt och vänner fysiskt. Familj med padda Bild: Unsplash/Alexander Dummer familj,videosamtal,spel

Videosamtal i liten grupp med Whatsapp och Messenger

Tjänsterna Whatsapp och Messenger är bekanta för många. Många har konton till dessa och de lämpar sig därför bra för lediga videomöten i liten skala.

Med Whatsapp börjar du ett gruppsamtal genom att ringa ett videosamtal till en person. Lägg sedan till fler personer via ikonen högst upp till höger. Du får fram en lista på dina kontakter och kan välja vem du vill lägga till samtalet.

Så skapar du ett gruppvideosamtal på Whatsapp

Videosamtal Digiträning
Börja ett videosamtal med en person. Videosamtal Digiträning videosamtal
Videosamtal Digiträning
När samtalet är igång klickar du på ikonen som lägger till fler personer. Välj vem du vill lägga till från dina kontakter. Videosamtal Digiträning videosamtal

Deltagarmängden i ett videosamtal med Whatsapp är begränsad. Bara fyra personer kan delta åt gången. På Messenger kan sex personer delta åt gången.

Om alla deltagare råkar ha en Apple-apparat (Iphone, Ipad eller Mac-dator) är Apples eget videosamtalsprogram Facetime ett bra alternativ. Det finns automatiskt på alla Apple-maskiner. Läs mer på Apples webbplats.

Skype - en trotjänare bland videosamtalsprogram

Den traditionella videosamtalstjänsten Skype används allt mindre. Gratisversionen av Skype fungerar ändå hur bra som helst om man främst vill hålla ett videosamtal. 20 människor kan delta samtidigt.

Microsoft äger Skype. Om du har ett konto för en Microsofttjänst, till exempel Office-programmen eller e-posten Outlook, kan du använda samma inloggning för att logga in på Skype.

Det är enklast att börja använda Skype genom att skapa ett konto och därefter följa tjänstens instruktioner. Närmare instruktioner hittar du på Skypes webbplats.

I princip kan du delta i ett Skype-videosamtal också som gäst, utan egen inloggning. Men om ni möts på distans mer än en gång är det enklast om alla har ett Skype-konto.

Notera att Skype inte är det samma som Skype for Business. Den senare används av stora organisationer. Microsoft förenar Skypes business-version sakteligen med Microsoft Teams (mer om Teams senare).

Inbjudan att delta på Skype
Du kan delta i ett Skype-videosamtal också som gäst, utan egen inloggning. Inbjudan att delta på Skype Skype

Kommunikationsplattformarna Google Hangouts, Zoom och Microsoft Teams

Nu ska det handla om tre populära, något mer gedigna kommunikationsplattformar för videokonferenser.

Alla går att använda gratis, men en del har avgiftsbelagda tilläggsfunktioner.

Du kan bjuda in deltagare också om de inte har egna konton för ifrågavarande tjänster. Det fungerar bra för sporadiska videokonferenser, som bolagsstämmor eller dylikt. Deltagare som inte har egna konton deltar som gäster via en länk som de får till exempel till sin e-post.

1. Google Hangouts

Googles kommunikationsverktyg är:

  • Hangouts
  • Hangouts Meet
  • Hangouts Chat

De olika namnen beror på förnyelser hos Google, eftersom klassiska Hangouts ersätts av två appar i juni 2020: Hangouts Chat för chattande och Hangouts Meet för videokonferenser.

Tills dess får en del användare ty sig till klassiska Hangouts. Den lämpar sig också utmärkt för videokonferenser med upp till tio deltagare. Närmare Google Hangouts-instruktioner finns här.

Kuvakaappaus puhelimen näytöltä, jossa näkyy 3 Googlen sovelluksen logot: Hangout, Chat ja Meet
Kuvakaappaus puhelimen näytöltä, jossa näkyy 3 Googlen sovelluksen logot: Hangout, Chat ja Meet digital kompetens,Digitreenit,distansarbete,tillämpningsprogram,möten,träffar

Du kan koppla dina videokonferenser till din Google-kalender om du vill. Konferensen blir en kalenderhändelse med en länk. Du går med i videokonferensen genom att klicka på länken.

Med Hangouts kan du också samtala utan video. När kameran är avstängd är det behändigt att till exempel redigera ett dokument i Google Drive medan man pratar.

google hangouts
Du kan koppla Hangouts-möten till din Google-kalender. google hangouts Google Hangout

Ett tips: Hörlurar kan vara behändiga

Om du inte är ensam hemma kan det vara bra att använda ett par hörlurar med mikrofon när du deltar i ett distansmöte.

På så sätt stör du inte andra och du hör de andra mötesdeltagarna bättre. Ett par vanliga knapphörlurar funkar bra.

2. Zoom

Zoom är en plattform för videokonferenser som kom ut år 2011. Den är inte kopplad till jättarna Microsoft, Google eller Apple.

Andra liknande tjänster finns också, men Zoom anses vara rätt enkel att använda. Plattformen fungerar på engelska.

I gratisversionen av Zoom är längden på en videokonferens begränsad till 40 minuter. Mer information hittar du på Zooms webbplats.

3. Microsoft Teams

Verktyget Teams hör till Microsofts Office 365-paket och är bekant för många från jobbsammanhang. Gratisversionen av Teams är tillgänglig för vem som helst.

Språket i Teams klingar som arbetsspråk, men låt det inte störa. Teams förutsätter att man har lite erfarenhet av kommunikationsplattformar. Därför kan en annan plattform lämpa sig bättre för den som är en nybörjare på distansmöten.

Närmare instruktioner för att ta i bruk Teams hittar du på Microsofts webbplats.

Delta i bolagsstämman på distans

På husbolagets bolagsstämma fattar man beslut om det som är många människors största egendom.

Idag rekommenderas att man gör de här mötena tillgängliga också på distans. Helt och hållet på distans ska man inte ordna bolagsstämmor, men det räcker om ordföranden för husbolagets styrelse och eventuellt disponenten är fysiskt närvarande.

Husbolagets styrelse bestämmer hur distansmötet ordnas. I kallelsen till bolagsstämman ska det alltid finnas ett omnämnande om möjligheten att delta på distans och instruktioner för det.

I kallelsen ska det också nämnas om deltagandet på distans begränsar aktieägarens yttrande- eller rösträtt.

Bonus: Sociala videochattar

Som sagt finns det en mängd olika tjänster för att mötas online. Avslutningsvis ännu två lite annorlunda appar att videochatta med: ungdomsfavoriterna Houseparty och Discord.

Med Houseparty kan upp till åtta personer chatta samtidigt på såväl Iphone som Android och Mac- samt Chrome-browsers.

Appen, som är en favorit bland tonåringar, erbjuder också andra funktioner utöver att videochatta, bland annat dela skärmar och spela spel tillsammans. Nyligen har dock appens säkerhet ifrågasatts, rapporterar bland annat BBC.

Skärmbild av tjänsten Discord som många spelar datorspel via.
Många har en officiell Discord, bland annat dataspelet Doom där fansen kan chatta med varandra och utvecklarna av spelet. Dessutom laddas det upp information om spelet och olika evenemang på kanalen. Skärmbild av tjänsten Discord som många spelar datorspel via. Bild: Tony Pohjalainen Digitreenit,digiträning

Discord är en app som är speciellt populär bland onlinespelare. Den tillåter videochattar med upp till tio deltagare.

Också med Discord kan man dessutom spela och till exempel styra musik till varandra. Tjänsten finns som mobilapp, desktopversion och program för datorn.

Artikeln är en översättning av Yle Oppiminens artikel Digitreenit: Etäpalaveri verkossa? Eri työkalut sopivat eri tarkoituksiin som är skriven av Katja Solla.

Artikeln är översatt av Nanna Stenberg-Gustafsson.

Artikeln uppdaterad 1.4.2020: Stycket om sociala videochattar tillagt. Stycket om Skype uppdaterat med information om Skype for Business.

Korrigering 6.4.2020: Med Houseparty kan åtta personer chatta samtidigt, inte tolv vilket artikeln först uppgav.

Digiträning

Vetamix

Nyligen publicerat - Vetamix