Hoppa till huvudinnehåll

Personalen vid Åbo Akademi saknar det lediga snacket i kafferummet - men kommunikationen på distans kan också leda till missförstånd

En skylt med Åbo Akademis logo.
Så gott som all undervisning och arbete sker på distans vid Åbo Akademi, speciellt nu då coronaläget har förvärrats. En skylt med Åbo Akademis logo. Bild: Arash Matin Åbo Akademi

En längtan efter kaffepauser och det lediga snacket i korridorerna, men också en glädje över en större flexibilitet och mer tid för familjen. Erfarenheterna kring distansarbetet är många bland personalen vid Åbo Akademi, som är en stor arbetsgivare i Svenskfinland.

För några dagar sedan uttryckte professorer vid Åbo Akademi sin ilska över Åbo Akademis nya kreditkortspolicy. I ett upprop påpekades bristen på kommunikation i samband med att beslutet fattades.

Hur stor är risken för en knagglig kommunikation i större organisationer, då de flesta jobbar på distans?

Åbo Akademis personaldirektör Mika Wulff tar inte ställning till dispyten kring kreditkorten. Han konstaterar på ett allmänt plan att öppenhet och kommunikation är viktigt i en tid, då allt sker på distans.

- Jag ser ingen annan väg än öppenhet, transparens, lyhördhet och kommunikation. Det är också viktigt att vi (ledningen) syns exempelvis på intranätet, webinarier eller i korta videohälsningar, säger Wulff.

Tidigare kunde man knacka på hos kollegan - nu har det trillat bort

Enligt Ole Karlsson, huvudförtroendeman för den administrativa personalen vid Åbo Akademi, finns det en risk för fler missförstånd då alla jobbar på distans. Saker som man tidigare enkelt kunde kolla med chefen trillar kanske bort, då man inte jobbar i samma kontor.

- Men vi har inte heller varit vana vid den virtuella möteskulturen. Det är en sak som man måste lära sig och som vi blir allt bättre på.

En utmaning är att kommunikationen från ledningen oftast sker i skriftlig form i nuläget. Då finns det en risk för att folk tolkar saker på olika sätt, säger Karlsson.

- Det kan uppkomma problem med kommunikationen, såsom det nu har lyfts fram i medier. Det är förståeligt att det blir så, säger Karlsson.

Ole Karlsson.
Huvudförtroendeman Ole Karlsson saknar det sociala umgänget med sina kolleger. Ole Karlsson. Bild: Yle/Lotta Sundström ole karlsson

"Allt har gått förvånansvärt bra"

Personalen och studenterna vid Åbo Akademi började jobba på distans så gott som över en natt i våras. Då var utmaningarna många, men enligt Wulff fungerade allt förvånansvärt smidigt. Mycket av det som man tidigare ansåg att inte kunde skötas på distans, fungerade bra också på det nya sättet.

I en enkät som genomfördes bland personalen i början av sommaren fick distansarbetet ett rätt så gott betyg. Men då antog många att man kan återvända till kontoret under hösten. Nu då distansarbetet fortsätter också i höst, så känns det kanske mer tungt för en del anställda, tror Wulff.

- De saker som dök upp i enkäten som negativa var främst avsaknaden av det sociala umgänget plus ergonomin som lider då man jobbar hemma, säger Wulff.

Distansarbetet vid Åbo Akademi fortsätter åtminstone fram till jul. Därför skulle det vara viktigt att höra personalen på nytt nu i höst, säger Wulff.

Och visst dyker det upp många helt praktiska frågor, säger Wulff. Exempelvis har personalen frågat hur bemärkelsedagar firas virtuellt och hur man ska göra för att koppla av på semestern, nu då man både jobbar och tillbringar sin fritid hemma.

- Det här är bland annat sådana frågor som vi försöker ge stöd och hjälpa till med. Vi ordnar till exempel virtuella träffar med cheferna i höst och där är ett tema just hur man kan möta det sociala behovet som personalen har, säger Wulff.

Virtuella kaffepauser är inte det samma som att träffas live

Ett sätt att öka på sammanhållningen är att ordna virtuella gympastunder eller kaffepauser.

- Men inte är det riktigt det samma som att träffas, konstaterar Ole Karlsson.

Erfarenheterna kring distansarbetet varierar, konstaterar Karlsson.

För en del är arbetsplatsen en mycket viktig del av det sociala livet och då är det tungt att jobba på distans. Men andra märker att de har mer tid för familjen då de inte behöver pendla till arbetsplatsen varje dag.

Distansarbetet vid Åbo Akademi fortsätter åtminstone fram till jul. Därför skulle det vara viktigt att höra personalen på nytt nu i höst, säger personaldirektör Mika Wulff.

Ole Karlsson tror att distansarbetet blir en del av vardagen även om coronaläget normaliseras.

- Jag tror inte att vi återgår till det gamla. Distansarbetet kommer att bli en del av arbetskulturen.

Läs också