Hoppa till huvudinnehåll

Apati på distansmöten blir allt vanligare – ska kameran vara av eller på? Expert tipsar om hur du håller stämningen uppe på distans

Ylen Talous toimittaja Pekka Pantsua Team-palaverissa hänen työpisteessä. 18.3.2021.
Distansmöten har under det senaste året blivit vardag för många finländare. Ylen Talous toimittaja Pekka Pantsua Team-palaverissa hänen työpisteessä. 18.3.2021. Bild: Jorge Gonzalez / Yle ekonomi,coronavirusutbrottet 2020–2021 i Finland,distansarbete,arbete,Yle,Pekka Pantsu,Munskydd under coronaviruspandemin 2019−2020

När coronapandemin slog till för ett år sedan förvisades uppemot en miljon finländare till distansjobb i hemmet. Opinionsundersökningar som gjordes kort därefter visade att en stor del vill fortsätta jobba på distans också när pandemin är över. Men nu, ett år senare, börjar distansandet tappa lite av sin glans.

Organisationspsykolog och arbetslivscoach Pekka Järvinen säger till Yle Uutiset att det tydligt märks att folk börjar tröttna på distansarbete och blir allt mer apatiska på distansmöten.

– Till en början var vi så ivriga över att jobba och hålla möten på distans. Det var lätt och man sparade tid. Nu kan man se en viss trötthet, ett exempel är att folk inte längre slår på kameran under möten utan i stället sysslar med något annat, säger Järvinen.

Järvinen har själv erfarenhet av att hålla kurser på distans.

– Känslan efteråt är ofta ganska tom. Det känns som att man talar till sin dator, man vet inte om deltagarna är vakna eller om de ens sitter kvar och lyssnar. Det ger inte energi på samma sätt som ett vanligt möte. Man ser inte folks gester eller miner och kan inte avgöra om de har förstått budskapet.

Cheferna spelar en stor roll

Järvinen betonar att cheferna har en betydelsefull roll som dirigenter för distansmötena. De borde försöka skapa en positiv anda.

– Det är viktigt att folk känner sig inspirerade, aktiverade och glada efter ett distansmöte. Då känns det mycket bättre att jobba ensam vid sin dator än om mötet lämnar en tråkig och trött eftersmak eller om hela mötet går på tomgång och inte egentligen ger någonting.

Yliopistomies ja kokoontumisen kieltävä teippaus
Pekka Järvinen är en erfaren arbetslivsexpert. Yliopistomies ja kokoontumisen kieltävä teippaus Bild: Marko Melto / Yle distansmöten

Det handlar inte bara om de anställdas trivsel utan i sista hand om företagets resultat.

– Det är vetenskapligt bevisat att en positiv arbetsgemenskap och öppen kommunikation återspeglar sig i resultatet, orken och till och med i kundrelationerna, påpekar Järvinen.

Så här håller du ett lyckat distansmöte och undviker fallgroparna

  • Inled med lite småprat och låt alla lära känna varandra om de inte redan gör det.
  • Ha en tydlig föredragningslista som du följer. Alla ska vara på det klara med mötets syfte.
  • Håll ögonkontakt med kameran.
  • Var tydlig med hur talturen fördelas. Alla ska ha kameran påslagen.
  • Aktivera deltagarna och ställ direkta frågor. Se till att ingen dominerar diskussionen.
  • Försäkra dig om att alla förstått vad som sagts. Avsluta med en sammanfattning.

Undvik:

  • Monologer. Dominera inte diskussionen utan uppmuntra andra att delta.
  • Distansmöten i onödan. Om ärendet kan skötas via telefon eller mejl, gör det!
  • Långa möten. En timme är i längsta laget. Om mötet drar ut på tiden, håll pauser.

Källa: Pekka Järvinen

Tydliga anföranden och inga personliga utskällningar

En risk med distansmöten är enligt Järvinen att de passiva deltagarna drar sig tillbaka ännu mer än vanligt och de aktiva tar över totalt. Den som leder mötet har därför ett stort ansvar att fördela ordet. Om syftet är att bolla idéer kan det vara bra att dela upp deltagarna i mindre grupper.

– I och med att man inte kan känna av stämningen på samma sätt som under ett vanligt möte måste chefen vara mycket alert, uppträda vänligt och skapa en positiv känsla i gruppen. Humor är också bra, även om det är svårare att få till på distans.

I övrigt gäller samma regler för distansmöten som för vanliga möten: på möten behandlas allmänna saker, också misslyckanden. Men enskilda personers misstag ska tas upp på tu man hand.

– Det är väldigt viktigt att ingen behöver tappa ansiktet framför någon annan.

Privata samtal är också viktigt

Enligt Järvinen kan det vara bra att också hålla mera avslappnade möten utan en tydlig agenda. Men då ska det vara frivilligt att delta. Därtill är det bra om cheferna ibland också tar direktkontakt med sina anställda.

– Människor vill också ha privat kontakt och feedback på sitt arbete, under distansmöten är man så distanserad. Människor tycker alltid det är trevligt om cheferna tar kontakt och diskuterar något på tu man hand och frågar hur man har det.

Även om coronapandemin en dag är över tror Järvinen att distansmöten kommer att hänga kvar, åtminstone till viss del.

– I framtiden kommer vi säkert att ha en hybridmodell. Ibland möts vi tillsammans medan vissa enklare saker som berör många kan skötas på distans.

Artikeln är en bearbetad översättning av Yle Uutisets artikel Etäkokousapatia yleistyy työpaikoilla – Kannattaako kamera pitää päällä vai kiinni? Näillä asiantuntijan vinkeillä henki pysyy yllä etäpalavereissa skriven av Pekka Pantsu. Översättningen och bearbetningen har gjorts av Eva Brunell.

Läs också